【编者按】应用文是国家机关、社会团体、人民群众在日常生活、工作、学习中办理公务和个人事物时具有直接使用价值和某种惯用体式的一类文章的总称。它包括带有法定性的公文，还包括一般应用文。

1、应用文的格式

应用文都有约定俗成的惯用格式，有了格式，不仅眉目清楚，而且有了规矩。这为读写应用文、处理问题提供了很多方便。且部分应用文的格式有直接生效的指导作用或法律约束。因此，写应用文必须遵从各种应用文惯用格式。以电报稿、通知、启事、申请书、感谢信、表扬信、祝贺信、倡议书、建议书和一般书信为例：

(1)关于称呼语。启事不必开头写称呼语，通知如标题已明确通知的对象，不加称呼语了。其余8种都要求抬头顶格写称呼语，称呼语后面必须有冒号，问候语不能语称呼语同一行。

(2)关于正文首行。只有电报的正文首行顶格写，其余都空两格开始写。

(3)关于致敬语。结尾不写致敬语的有：倡议书、建议书、启事、电报和通知。结尾必须写致敬语的有：祝贺信、申请书、感谢信、表扬信和一般书信。致敬语不能与其它内容写在同一行。

"敬礼"必须另起一行顶格写。"敬礼"之后一般不点标点符号，要写也只能写一个叹号。

(4)关于署名和日期。只有电报的署名紧连正文，其余均可另起一行右署名。

只有电报不写拍发日期，其余都要在署名下一行位置上写准日期。写日期时，汉字和阿拉伯数字使用要一致，不能混用。

2、应用文的结构

应用文的结构，要求完整严密，层次清楚，简单明了。一般说来，应用文的内容结构，有一个大致的格式，即由三部分构成--标题、正文和结尾。如：

(1)计划。由三部分构成。①标题：包括单位名称、计划内容和使用期等。②正文：一般包括前言、目的、任务、具体措施、实施步骤、时间安排、注意事项和检查办法等。③结尾：即落款部分，交代制定计划的单位名称和个人姓名，交代制定计划的日期等。

(2)总结。一般也是三个部分构成。①标题：与计划标题类似，包括单位名称，总结期限，总结内容等。②正文：包括基本情况;成绩和缺点;经验和教训;存在问题和今后意见。③结尾：和计划一样，要交代写总结的单位名称和写作日期。

(3)简报。一般有三部分。①报头：它是公文样式的标志，不是简报的题目，包括简报的名称、期数、编印单位、印发日期。②正文：正文之上一般有标题：正文一般以刊登一分材料为宜;正文末尾可注明供稿单位或撰稿人姓名。③结尾：写明发送单位和印发的份数。

(4)电报稿。电报稿没有固定的、统一的格 格式。在拍发时向邮局索取，按规定填写。电报全文由四部分组成。①电报头栏。由电报局营业员、值机员填写，与发报人无关。②收报人住址姓名。由发电报人填写，"收报地名"栏写╳╳省(市)╳╳(县)即可。至于更具体的地址如╳╳区╳╳街╳╳号和收报人姓名，则写入"收报人住址和姓名"栏内的方格中，不可写入长行横格中(这里是值机员译写电码用的)。③电报内容和署名。由发报人填写。电文不必点标点，电文后要紧接着写上发报人的姓名，以便对方收到电报后能知道电报是谁发来的。电文和署名也要写在方格内。④发报人姓名、住址、电话。要按规定详细填写，这部分内容并不拍发，仅供邮电局参考。

(5)讲演稿。讲演稿的结构分开头、中间、结尾三部分。①开头。除对不同的听众要加上各种不同的称呼外，要开门见山，接触讲题，提出全文主要内容，说明演讲的意图，以便听众能抓住要领。②中间。要突出讲话的中心，把讲话的内容集中在主要三点上，反复申述，铺陈展开。讲话的内容若多，可以分项来谈，使层次清楚，便于听众掌握。③结尾。为了使听众对全部讲演内容有清晰、完整、深刻的印象，在讲演的结尾，一定要把主要内容加以概括，作个小结。

(6)说明书。说明书不论报刊登载或张贴，均以介绍商品的情况和属性为重点，写法不拘一格，文字要生动活泼，简明易懂，其结构由两部分组成。①总介绍。用概括的语言介绍商品名称、产地、规格、性质、特点、功用等。②说明重点。与商品有关的重点事项必须介绍清楚，同时提出使用产品应注意的问题，如易燃、怕晒、易碎、耐高温、有无毒性等。

3、应用文的语言

应用文的语言重在实用，一个字一句话往往至关重要，有人说"笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲笔，笔下有毁誉忠奸。"为这不夸张地说出了应用文语言的重要性。应用文语言一般要求平实、得体、简洁。

(1)平实。即准确朴素，它只要求平直的叙述，恰当地议论，简洁地说明，准确通顺地把客观事实、作者的观点说清楚就行，既不能夸张渲染，也不需要描写抒情，那些华而不实的空话、大话更不能用。

(2)得体。应用文的语言是为特定的需要服务的，要受明确的写作目的、专门的读者对象、一定的实用场合等条件的制约，因此语言使用一定要得体。颁布政令要庄重严肃。请示、申请要委婉平和。批评表扬要持之有据、分寸恰当。广播稿的语言通俗化、口语化，要尽量使用短语，避免用长句，有些词语在书面语中可适用，在广播稿中却不适用。又如解说词是供群众听的，读起来要上口，听起来要顺耳，解说词是对实物和画面进行解说的，因此，要用形象的文学语言，描绘所解说的事物和形象，感情要充沛，还可使用记叙、描写、说明、议论、抒情等综合表达方式。另外要正确使用应用文的习惯语，切实弄清它们的含义和用法。如信函中的称谓、问候和致敬语要正确使用。

(3)精简。应用文的语言要做到言简意赅，尽量压缩文字，竭力将可有可无的字、词、句、段和空话、套话删去。

应用文往往使用某些文言词语，运用恰当，可收到精简的效果。

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