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一、准确。所谓准确，是指语言传输的信息绝不能有歧义。其中涉及的时间、地点、人员、范围、性质、程度等必须明确，解释要具有惟一性。赞同、反对、肯定、否定，必须鲜明，不能含糊其辞。

二、简明。所谓简明，就是要剔除语言中一切冗余信息，将主要的信息突现出来。要力求用最精要的文字符号实现预定的表达目的。

三、规范。所谓规范，有两层含义。一是文章中使用的词语要符合说话者的身份，适于审阅者需要;二是要语出有据，不用方言，避免俗语，力戒生僻用语。语言应以得体、郑重为上。

四、清晰。所谓清晰，是指用语的条理清晰，应能把握主次，辨明因果，从表达目的出发，安排句序、段次;语句之间、段落之间都要体现出合理、严谨的逻辑关系，力求将意义传达到最佳。

五、和谐。所谓和谐，是指文章的理、据相谐。理，是观点、意见;据，是材料、实际情况。后者是对前者的支撑，二者要有必然的、内在的联系。“理”之正确与“据”之充实，互为表里，相辅相成。

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