1、要有不断改进和完善的项目或商品采购流程文件
2、所有采购项目均被确认来自市场部门或销售部门或库存部门的文件需求
3、所有采购请求文件均已经有权审批人批准
4、对所有采购客户均需建立合乎公司规定标准的档案包括视听档案
5、重大采购项目的招、投标文件和过程;比质、比价过程、确定采购客户决定等重在事项，均有文件档案记录并符合公司流程标准
6、所有项目采购的质量技术标准、单位价格、结算方式、运输方式、到货时间等等重要具体内容，都要全部明确在合法合同之中
7、所有采购材料、商品是否符合公司的质量技术标准均由公司质量技术部门或销售部门的规定文件作出结论;质量技术部门和销售部门对采购物品的质量承担鉴定责任。
8、所有付款的采购款项都必须确保合同齐全;商品质量合格
9、所有超合理库存(或在一定连续时间内未被生产、加工、销售或销售退回的商品)均能明确具体部门的经济责任
10、所有采购文档必须达到公司标准;均可核查