设备管理文件是设备一生最基本的记录文件，记录了一台设备从规划、设计、制造、到使用、维护、改造、更新、报废的全过程。它包括设备说明书、图纸图册、技术标准、台服、档案以及原始记录等。它的记录和使用，对带助设备管理人员更详细的综合评价管理费用，更准确地制订维护和维修工艺标准，以及备品备件的选购都有很大的现实意义。
作为设备管理人员，一方面要通过它获取设备的管理资料;另一方面，要对它进行不断完善和完整。完整是指对新的设备运行状况和维护维修情况及时作详细记录，以备后查，而完善有两层含义：
第一，是指设备在一生的运行过程中，随着磨损的加剧，原有性能和精度会发生变化，即开始老化。
老化之后的设备，原有部位故障发生性质和发生率会发生变化，那么原点检和润滑标准也应该随之改变。作为设备管理人员应该不怕麻烦，结合自己日常管理经脸，细心重新修订。
第二，由于各设备管理人员业务能力不同，经验不同，或者业务能力和经验得到了提高，可能会对现有标准产生不满意，那么无论是从节能降耗，或是安全使用等方面，都应该获得上级主管部门批准后，及时重新修订。