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商务英语入门到提高系列讲座;Correspondence
Business Correspondence(2) 商务信函(2)
通过前面的学习，相信你已经掌握了商务信函的格式，接下来我们要学习商务信函的内容和语言。在开始前，先送给你5条书写商务信函的"Golden Rules"(秘诀)。 写信时，一定要考虑到收信人的感受，所以你的信件必须做到: 1. CLEAR 清楚易懂 2. COMPLETE 内容完整 3. CONCISE 简洁、扼要 4. COURTEOUS 用词礼貌 5. CORRECT 语言正确 本课的重点词汇和句型。 quotation n. 报价 above-mentioned adj. 上述的，信中已提到的 attach vt.附上、加上(条件等) enclose vt.把……(随函)附寄 inconvenience n. 不便 forgive vt. 原谅 With reference to______ 关于 I would be grateful if you could… 如果您能……，我将不胜感激。 商务信函的格式非常规律化，而其内容和语言上也是有律可循的。下面就让我们根据一个实例来学习如何书写商务信函。 下列是一封财务公司的询价信： HERITAGE FINANCE LIMITED -------------------------------------------------------------------------------- 22 The Close Hanworth Middlesex TW13 5TB Tel:081 899 3642 Fax:081 3644 29 January 199- Mr. R James T F Consultancy 29 Lower Village Rd. London SE17 2ST Reference: Financial Consultancy Contract Dear Mr. James , We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract. Details of the contract are attached. Since the work is due to start in December, we would appreciate a reply at your earliest convenience. Yours sincerely Signature J Fish Corporate Finance Manager 仔细阅读这封询价信之后，你会发现写信人-公司财务经理(Corporate Finance Manager) J Fish 在收信人称呼之前，写下了信件的主题： 关于财政合同(Reference: Financial Consultancy Contract)。 因为商务信函强调"效率第一"，所以在正文(body)前面加上信件的主题，会使收信人对信件的主要内容一目了然，达到事半功倍的效果。 商务信函的主题有好几种表达方式， 你可以把主题放在收信人称呼之前，比如： Subject: ____; Re:___ 或者Reference:____ 也可以在放在收信人称呼之后，正文的开头，如： With reference to______ (关于) 例如，我们可以用下面这句话来引出正文： With reference to our previous letters and cables, we wish to call your attention to the fact … (关于我们以前的信件，我们希望你们注意到这样一个事实……) 现在你对主题的写法一定胸有成竹了吧，接着让我们继续看Fish 先生是怎样开始信件的正文的。 从文中可以看出，Fish 先生写信的目的是要求对方提供报价单，因为他写道： We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract. (如果您能寄来上述合同有关报价，我们将非常感激。) 值得一提的是，Fish 先生提出要求语气非常委婉，他用了句型： I would be grateful if you could… (如果您能……，我将不胜感激。) 这样礼貌地提出要求，会使对方感觉很舒服，从而更愿意和你做生意。 Fish 先生在这句话中用到了above-mentioned一词，来表达"上述的，信中已提到的"。知道了它的用法，我们就来试着用它造个句子吧。 "上述产品在本市各大百货商场中都能买到。" 正确的英文翻译是： The above-mentioned product is available in the major department stores throughout this city. 在提出要求后，Fish 先生又加上了一句具体的说明： Details of the contract are attached. (合同详细内容已随函附上。) 其中attach是"附上、加上(条件等)"的意思。 这里还可以用enclose 一词来替代attach，表示附件的意思。例如： Please find enclosed samples.(请查收附上的样品。) 现在我们再来学习几种不同的商务信函开头方式。 现代商务信函越来越讲究效率，所以开门见山，直接陈述自己写信的原因不失为一个好方法，比如： I am writing to inform you that/apply for / request…etc. (我写信是要告诉/申请/请求……等等。) 而当你回复别人信件时，首先要对对方的来函表示感谢： Thank you for your letter of 1 July. 感谢贵方7月1日的来信。 当然,你还可以点明具体的事由： Thank you for your application for credit at Barrow's. (感谢您申请Barrow's的商业信用帐户。) 如果你想写的是一封道歉信，用道歉来开头会让对方体会到你的诚意。比如对于客户的投诉，你可以说： We are sorry for any inconvenience we caused you. (我们对给您带来的任何不便深表歉意。) 道歉的方式很多，你也可以选择比较委婉的方式，比如为延误回复来信道歉： I hope you will forgive the long delay in answering your letter of June 9. (希望您能原谅我延误回复您6月9日的来信。) 在这一课中，我们讲到了在不同的情况下，商务信函开头方式和一些重要的单词和词组。下一课中，我们将继续就Fish 先生的信件讲解商务书信的写作方法，和常用句型。See you later!