询价采购也叫比质比价采购,是企业常用的采购方式之一。本文针对在询价采购中容易出现的问题,提出企业在进行询价采购时应注意的一些问题。

[关键词] 企业 询价采购

询价采购,是指只考虑价格因素,要求采购人向三家以上供应商发出询价单,对一次性报出的价格进行比较,最后按照符合采购需求、质量和服务相等、报价最低的原则确定成交供应商的方式。这种方式操作简单、随意性强、能快速实现采购、有效降低采购成本,是企业采购常常采用的采购方法。

然而,由于对询价采购在认识及操作上存在误区,许多企业在实际采用过程中容易出现一些不规范的做法:

第一,询价缺乏严密的内部控制。许多企业在采用询价采购时,把询价对象的选择权、询价权直接赋予采购员,由采购员进行询价,然后根据询价结果选出报价最低的供应商报采购负责人审查后施行。这样的做法,因缺乏监督和内部牵制,极易出现舞弊情况,采购员有机会随意更改任何一家供应商的报价,或者给有关供应商“通风报信”。

第二,对询价对象的选择没有标准。因为对询价对象的选择没有标准,采购员可以向和自己关系好的供应商询价;可以向和企业有过采供关系的供应商询价;可以向企业周边的中间商询价;可以向远程的生产厂家询价。不同的供应商,报价差距是相当大的,尤其是中间商的报价和生产厂商的报价会有很大出入。

第三,对询价对象的选择方法随意性大。采购员或因为简化工作、图省事,或以为询价采购就是货比三家,只要邀请三家以上的合格供应商即可,甚至认为自己想邀请哪三家就邀请哪三家,对供应商不是随机选择而是随意选择,询价方法的不规范导致被询对象的报价不能接近市场上的最低价格水平。

第四,确定成交供应商的标准单一,仅以价格考量。现在不少企业是这样理解询价采购的:既然是询价采购,那谁价格低谁就采购谁的。其实,价格只是确定成交标准中的一个因素,不是唯一因素,确定成交的供应商的标准应该是多样的,如符合采购需求、服务质量相等、最后才是价格最低。

第五,询价手段单一。询价采购往往演变成采用电话采购、传真采购等方式,尽管这些方式很便捷,但手段的单一使供应商的选择面很窄,让一些有实力、报价低的供应商因不知道企业的采购需求而没有参与报价,使企业丧失了低价采购的机会,也使企业丧失了获得质优价廉的产品的机会。

以上这不规范的做法,往往导致企业询价采购效果不理想,甚至达不到询价采购的目的,因此,要正确的使用询价采购、发挥询价采购简单易行、便于操作、节约采购费用等优势,企业除了要建立和严格执行询价采购程序以外,还应该注意以下问题:

一、建立严密的内部控制制度

内部控制要贯彻以下原则:(1)分权原则。拟定询价函、实施询价、签订合同等工作要由不同的人员担任;确定询价对象和确定成交供应商要由询价小组集体确定。(2)制原则。同一采购标的要有不同的询价人同时询价,平行进行;(3)独立询价原则。询价人在询价采购时要独立进行,任何人、任何单位不得干预询价工作。(4)明确询价人的工作程序、工作方式和工作纪律。

二、制定好询价函

询价函是采购人对采购标的的具体描述,是供应商切实报价的基础,应当包括但不限于以下几个方面:物资采购清单;技术要求说明;付款条件;交货时间和交货地点;报价截至时间;报价要求;售后服务、质保期;供应商的资质证明等。但在编制询价函时,不得设置有排斥潜在供应商的条件。

询价函载明了这些信息,供应商接到函后对采购的标的有一个全面的了解,使之报价符合企业要求。

三、规范参询价对象的资格标准及选择方法

对于询价对象的资格标准,企业可以参照《政府采购法》中关于供应商的规定,从履约能力、供应实力、诚信和售后服务等几方面加以规范。

对于询价对象的选择方法,应该先选出符合条件的供应商,然后从这些供应商中随机选择,防止询价人凭关系、凭感觉进行询价。

四、做好询价工作

询价是整个询价采购的核心工作,是询价采购成败的关键。在这个阶段,询价人要做到:选择符合资格条件的供应商并向其发送询价函;只接受供应商的一次报价,这个报价是不能再行更改的;只接受在询价函中规定的截止时间内的报价;公开所有符合条件的报价,集体决定供应商的选择,在决定成交的供应商时,可采取少数服从多数的办法,以多数成员的意见做出决定;在审阅、评价时要按照事先规定的原则、标准、办法进行,确保评价办法一致。

五、不单纯以价格取舍供应商

确定成交供应商应采用符合要求、质量和服务相等、报价最低的综合标准,不能单纯地只看价格。价格只是询价中的关键因素,绝非惟一因素,要走出“低价位”误区,因为低价格可以通过牺牲产品质量和售后服务来达到,要理性地对待价格问题。

六、搞好询价监督

企业的纪检、监察、审计询价的监督机构,应监督询价采购的各个环节是否按规定的程序运作;在供应商选择和供应商评定等敏感环节是否有舞弊行为发生,最后确定的成交价是否合理等;对于舞弊行为,要做好事前预防、事中监督、事后的查处工作。

总之,询价采购虽然能降低采购成本、实现快速采购、简便易行,但是,由于其没有严格的操作程序,询价随意性很大,在采用时容易出现一些影响询价效果的情况,因此,企业在使用过程中要高度关注一些关键问题,才能使询价采购达到预期的效果。

参考文献:

[1]张栋天:《询价采购的五个“注意事项”》,中央政府采购网实践探索栏目,2006年2月13日

[2]《中华人民共和国政府采购法》,2002年6月29日第九届全国人民代表大会常务委员会第28次会议通过

以上就是关于企业询价采购的全部内容，希望给予大家帮助。

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