2、行政管理信息与沟通不畅

会计师事务所作为一个企业,其重要会议决定和重要制度、董事会成员的薪酬政策、重大事项的决策程序、可预见的重大风险、接受外部监督检查情况应当是透明和公开的。但是在实务工作中,规范事务所的行为规范、业绩评价制度、薪酬制度、晋升制度、培训制度、质量控制政策以及程序等内部管理制度,往往语焉不详,或者没有标准没有数据没有可操作性。对于影响事务所未来发展的重大决策事项,事务所应当向员工通报,但是在实践中,我们几乎看不到看到有关允许员工对不当行为的反映采取特别沟通方式的制度规定,也没有相应的沟通记录,更没有对于对反映疑似不当行为的人提供回馈的可操作制度。在检查中没有发现事务所的开放性与外界沟通的渠道,缺失收集回馈资讯的机制。

那么具体到会计师事务所的内控管理如何建立信息与沟通体系,促进内部控制有效运行呢?内部控制中的信息与沟通主要是查明事务所所建立的信息收集系统和信息与沟通渠道,能否确保和影响内部控制其他要素有关的信息有效传递。内部控制制度的执行过程中的信息与沟通和反馈是促使事务所与公众畅通联系,并从而得到公众的理解和信任的重要途径。只有构建了顺畅的信息与沟通体系,才能促进事务所内部控制有效运行。

二、构建会计师事务所信息与沟通体系

构建会计师事务所信息与沟通体系从要建立信息与沟通制度和完善举报投诉和反舞弊机制两个方面做起。

1、建立信息与沟通制度

建立信息与沟通制度,其主要内容包括信息收集制度的建立和信息与沟通制度的建立两个方面。

制定内外信息收集管理制度。会计师事务所在制定科学的信息收集制度时要关注以下几个方面。首先,信息制度要准确识别、全面收集来源于单位外部及内部的财务及非财务信息,为内部控制的有效运行提供信息支持;其次,制度的制定要使组织通过会计资料、经营管理资料、调查研究报告、会议记录纪要、专项信息反馈、内部报刊网络等渠道和方式获取所需的内部会计信息、生产经营信息、资本运作信息、人员变动信息、技术创新信息、综合管理信息等;再次,组织要通过立法监管部门、社会中介机构、行业协会组织、业务往来单位、市场调查研究、外部来信来访、新闻传播媒体等渠道和方式获取所需的外部政策法规信息、经济形势信息、监管要求信息、市场竞争信息、行业动态信息、客户信用信息、社会文化信息、科技进步信息等;最后,组织管理层要保证能及时、完整地知悉自己为履行职责所必须知道的信息,组织有合理的制度把详细的信息及时提供给适当的员工,使他们有效率和有效果地执行任务。当然组织建立或修正资讯系统,是否适应单位整体规划的需要,是否有利于单位整体目标和作业层级目标的实现,组织资讯系统有无整理、加工和储存信息的功能,管理层是否重视和支持信息系统工作,在人力、物力及财力上投入程度如何和有何种承诺也是信息收集制度的关键。

加强内外部信息传递和共享。加快信息传递和共享组织首先要建立采取互联网络、电子邮件、电话传真、手机短信、信息快报、例行会议、专题报告、调查研究、员工手册、教育培训、内部刊物等多种方式,对所需的信息在单位内部准确、及时传递与共享;所沟通的信息要有适宜通过筛选和核对流程,以保证其真实、可靠和适当,不至于产生负面影响;组织要建立有开放性的与外界沟通的渠道,必须建立有收集回馈资讯的机制,以保证回馈资讯能及时、准确地传达给有关内部人员;外部沟通要建立关注与投资者和债权人的沟通,与客户的沟通,与供应商的沟通,与监管机制的沟通,与外部审计的沟通和与律师的沟通,与新闻媒体的沟通等沟通机制,强化本单位的道德和标准的对外沟通也是信息与沟通制度的重要方面。