论文关键词：企业；档案管理；信息化；思考

论文摘要：企业要紧紧围绕转变经济增长方式，积极推广和应用信息技术，提高企业管理水平，促进企业持续、快速、健康发展。档案管理是企业管理中的重要环节。本文通过阐述企业档案管理信息化的必然性，针对档案管理信息化建设中的问题，提出企业该如何进行管理信息化建设的建议。

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(PetroChinaNingxiaPetrochemicalCompany,GansuNingxia750026)

Keywords:enterprise；filemanagement；information；thinking

1引言

经济全球化的趋势已成为一种潮流不可阻挡，全面提高核心竞争力已是企业管理的当务之急。企业是经济运行的主体，为了适应社会发展的需要，企业必须加快实施档案管理信息化建设，促进档案信息的共享与利用，提高企业运作效率，向技术进步、管理科学的现代企业管理模式方向转变。

2企业档案管理信息化的必然性

管理信息化是企业提高竞争力的必然选择。随着信息网络的发展，使企业面临着知识化、数字化、网络化、全球化变革，企业的竞争力日益与企业信息化程度密切相关。信息技术、信息系统作为一种资源已不仅仅支撑企业战略，而且还有助于决定企业战略，信息战略已成为企业战略不可分割的一部分。

企业信息化是现代企业生存和发展的必由之路。在信息时代，企业要生存和发展非搞信息化不可。从企业外部看，经济全球化与信息化呈加速趋势，市场范围不断扩大，竞争对手层出不穷，科技竞争、营销竞争、市场和人才的竞争日益激烈，这对企业形成了强大的压力。从企业内部看，为适应外部竞争环境，内部结构、业务流程、管理方式都需不断调整、改革，以提高企业的应变能力、创新能力和竞争能力。我国企业要适应从粗放型管理向集约型管理转变的需要，必然要求企业重视和加强信息资源的开发和管理，在业务活动和各管理环节广泛应用信息技术，规范企业内外联系中的信息流程和更充分发挥信息技术及其网络的作用。

3企业档案管理信息化的内容形式

档案管理信息化，就是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体数字化信息的主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。档案信息化建设主要体现在四个方面：一是档案信息的数字化、网络化；二是档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；三是档案信息高度共享；四是将引发档案管理模式的变革。

今后的档案，基本是在数字化、网络化条件下产生的，所以类型和管理较之以前的档案有很大变化。今后，档案依然有数据型、信息型、知识型等不同类型。数据型主要产生于生产物流系统和财务系统，信息型主要产生于情报系统、办公系统。知识型的产生面最广，将关键准确的数据及时传输给相应的决策人手中，为企业的运作决策提供数据。企业档案管理信息化建设的关键点在于信息的集成和共享，是一个人机合一的有层次的系统工程，包括企业领导和员工理念的信息化；企业决策、组织管理信息化；企业经营手段信息化；设计、加工应用信息化。

4信息化管理对企业档案工作的意义

4.1有利于企业提高效率，降低管理成本。信息化企业成本的下降，其实质是通过提高信息资源开发利用效率和扩大信息资源开发利用范围，使企业能以低信息成本实现共享管理成本，充分利用成员企业现有的资金、技术、设备、人力及信息资源，节约产品开发费用，降低生产成本，促进企业快速发展。

4.2促进了信息资源的流通利用和共享，增强企业核心竞争力。企业为实现与下属各企业、部门之间信息资源的流通利用与共享，建立了各个部门的局域网，各部门通过网络办公自动化系统进行了档案信息微机标准化著录工作，建立了目录级数据库，对部分档案进行了档案原件的计算机扫描，形成了比较丰富的数字化信息资源。网络中各成员发挥各自的核心优势，共享技术，分摊费用，迅速将共同开发与制造的产品推向市场。不同企业之间通过公共档案信息共享改变了过去的输赢竞争关系，代之以竞争合作式的双赢关系，拓展了企业资源优化配置的范围，降低了风险，极大地提高了企业竞争力。

4.3促进组织结构优化，业务流程更加先进。档案信息管理中大多采用电子文件，企业按照各种业务流程、各个管理层次的权限予以信息支持。传统的组织结构被精良、敏捷、具有创新精神的扁平化“动态网络”结构所取代。计算机系统将取代中层监督和控制部门的大量职能，加强决策层与执行层的直接沟通，从而减少了管理层次，削减了机构规模。通过水平、对等的信息传递来协调企业内各部门、各小组之间的活动，实现了动态管理，使信息沟通畅通及时，降低监督协调成本，使市场和周围的信息同决策中心间的反馈更加迅速，极大地调动了组织成员的潜能和积极性，促进了相互间知识和经验的交流，发挥出了流程化管理的最佳效率。

5企业档案管理信息化存在的问题

5.1对档案管理信息化思想认识上相对匮乏。当提到档案管理时，不少企业认为把档案资料输入电脑中就标志着企业进入信息化管理了，所以在实施信息化的过程中，会遇到人为观念的影响。而信息化的结果是使企业管理环节更透明，将为企业打造一个全新的管理体制，重建企业生产系统和组织结构。出于思想观念和知识水平所限，一些人对于新技术、新流程不去主动学习接受，从而产生抵触情绪。

5.2缺乏档案管理信息化建设长远规划，理论实践结合不够。由于我国多数企业正处在工业化进程中，尚未掌握完善的现代企业管理方法，企业对自身的发展战略缺乏考虑，因此很难在推进本企业信息化建设方面做好总体规划，这就直接影响到企业信息化建设的成功实施。

5.3档案管理信息化建设不能与企业基础信息资源建设同步进行。在推进档案管理信息化建设过程中，很重要的是有效整合和充分利用企业各种信息资源为经营管理服务。一些企业档案管理系统、办公自动化系统、核心生产系统由多个设计单位完成，各系统间数据的提取和共享难以转换，很大程度上造成了系统的低效运作，必然会造成有些企业在信息系统软硬件完成后，档案信息资源不能有效对接共享。

5.4部分企业档案信息化建设存在盲目性。由于部分企业缺乏专业的研究信息化技术、流程建设队伍，尤其在中小企业中问题更加突出。在推进企业信息化建设进程中，软件公司对企业特点、业务流程、管理特色、个性化需求缺少专业的了解，有些企业采用拿来主义，照搬套用，方案论证过程中缺乏系统的需求分析，实施过程中又缺乏量身定制的二次开发能力，使得所建的信息化系统没有因企业的个性而异，缺乏针对性和实用性，实施后效果不理想。

5.5档案管理信息化建设质量有待提高。从企业档案信息化建设的过程中可以看出，不少企业在企业信息化建设过程中，系统功能求大求全，使所建造的企业信息化系统与自身业务流程、管理流程大相径庭。同时相应的人才队伍数量和质量不足，缺乏对现代化管理科学和计算机功能的高层次认识。

6企业档案管理信息化发展的方向

6.1把握我国经济发展转型特征，做好信息化建设基础工作。企业领导决策层必须首先实现观念的转变，充分认识档案管理信息化建设的作用，明确档案管理信息化建设的目标，认真抓好企业管理信息化建设。作为一种实现管理决策科学化的有效手段，企业最高决策者亲自领导，从全局上权衡、协调、审定、决策及组织实施。将档案管理信息化建设纳入企业整体信息化建设的规划和方案，档案管理信息化建设要适应企业信息化的要求，建立科学、适用的文件归档、保管和利用管理系统，正确处理循序渐进与整体提升的关系，保证企业档案信息化建设健康有序发展。

6.2着眼于企业长远发展，建设档案管理信息化系统工程。企业必须站在经营管理整体规划高度，以全面和长远发展的观点来制定信息化建设的总体规划，规划应远近结合。在企业管理信息化建设过程中，因为企业的发展和企业管理的进步，会使需求不断发生变化，所以分阶段地逐步推进管理信息化，可以减少投资风险，提高成功率，从而使得管理信息化建设和企业的发展相辅相成，相互促进。企业生产系统的信息化、管理决策的信息化、办公自动化等信息系统与数字化档案管理系统充分衔接，实现信息资源共享，最大限度地支持企业的经营发展。

6.3档案管理信息化建设应根据不同企业的实际情况，循序渐进地进行。每个企业都应根据自身特点，科学、合理地进行档案管理信息化建设决策，安排工作进程。企业建立起信息化的管理系统要符合自己的日常业务需要，对其他企业已有的系统不能原封不动拿来套用，对档案管理信息化要进行深入的可行性研究。将有限的资金合理应用，挑选符合企业所处行业中经验比较丰富的软件公司协助开发档案信息管理系统，尽量不走弯路。企业档案管理信息化应当是一个渐进的增效过程，企业不应只想一步到位，结合企业经营短、中、长期战略目标，实施相应的档案管理信息化分步走策略，在系统开发资金方面滚动式投入，逐步积累逐步提升应用水平。档案管理信息化本着为企业发展服务的原则，充分发挥档案部门的管理和技术优势，为企业发展提供真实、准确、快捷的档案信息服务。

6.4大力提高档案工作人员的素质。档案工作者必须具有较高的政治素质，良好的职业道德和崇高的敬业精神以及扎实的现代科技管理知识。随着当今信息网络技术的快速发展，档案管理已由过去的劳动密集型转为知识密集型工作，这要求管理者具有很强的能力，对专业性的档案要做到精确把握，并要根据企业需求提供大量的数据档案信息。每个企业都应当采取多种途径和方法，加大对档案管理人员的培训力度，有目的地培养和提高档案工作者对档案信息化管理知识的认识和技能，让档案工作人员系统地、全面地掌握现代化科学管理档案的本领，从而造就一支高素质的档案信息化管理队伍。

6.5加强各项管理规章制度建设，提高档案信息管理工作质量。企业在档案管理信息化建设过程中，必须制定特定、完善、符合实际需要的管理规章制度，从而有效保障数字化档案建设安全有序地开展。档案管理的相关部门应制定出操作性强的档案信息资源管理的原则和具体要求，应当设立专业人员负责管理。企业档案信息化建设的目标是最大限度延长档案的寿命，最广泛、最快捷地提供档案信息来满足企业自身发展的需求。针对电子档案存在不安全、易修改等特性，可采取以电子介质归档为主，纸质归档为辅的做法，将电子档案和纸质档案共同存储，在保存时效上予以分别规定，将二者有机结合，实现档案信息管理工作的高质量。同时,要加强档案信息的安全管理工作，不给蓄意窃密者有机可乘，这就要求档案工作者时刻提高警惕，对企业运行的各项信息系统设定防护措施和应急方案。

参考文献：

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