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民办职业院校档案管理内涵建设问题探究
摘 要：加快档案工作管理规范化、制度化建设的进程，是依法办好民办职业院校的重要基础工作之一，也是衡量民办职业院校教学质量和管理水平的一个重要标志。本文通过分析民办职业院校档案管理工作中存在的一些突出问题，提出了整改建议和对策措施，供参考研讨。
关键词：民办职业院校 档案管理 内涵建设
随着国家大力发展高等教育事业的政策机遇和城乡居民迫切希望获得高等教育机会的需求剧增以及大学生就业形势的严峻，民办职业院校发展态势和前景看好，但是由于民办职业学校起步晚、发展快，其“速度、规模、质量、效益”，出现了发展不平衡、结构性矛盾突出等现象。民办职业院校的制度管理和内涵建设方面问题较多，尤其是民办职业院校档案体系的建制和管理工作，成为影响和制约民办高职院校发展的重要瓶颈之一。根据《中华人民共和国档案法》及中华人民共和国教育部第27号令关于《高等院校档案管理办法》的明确规定“高校档案工作是高等院校重要的基础性工作，院校应当加强管理，将之纳入院校整体发展规划。”因此，民办职业院校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平，是提高民办职业院校教育水平和管理水平、加强内涵建设、促进学院发展的必由之路。
一、民办职业院校档案管理存在的主要问题
调研发现云南省的民办职业院校档案工作普遍存在以下几个方面的问题：
1、民办职业院校普遍存在档案管理工作意识薄弱、机构不健全、专业人员缺位的现象。当前，很多院校都忽略了档案管理工作，缺乏对档案工作管理重要性的认识，认为档案工作属于学校的附带工作，不影响其长远发展， 因此忽略了档案管理建设。这种认识不足不仅体现在学校领导身上，更是体现在学校全体教职员工身上。在很多民办职业学校根本没有档案馆和专职档案工作管理人员，即使有些民办职业院校存在档案馆和专业人员，由于民办院校的特殊性，出于对人力资源充分利用的考虑，专职档案管理人员也往往身兼数职，还要承担院校的很多其他工作。比如系部的兼职档案人员多是教学秘书或行政秘书兼职，既有日常教学管理工作或者办公室行政事务性工作，又要兼顾档案管理工作，造成档案管理工作不尽人意。
2、民办职业院校档案管理缺乏明确的规定责、权、利的规章制度。目前，多数民办职业院校的发展只注重规模与速度建设，忽略了内涵建设，这对学校的档案管理工作造成了很大的影响。由于档案相关规章制度没有遵守国家档案工作要求的规范标准，甚至是缺乏相关的档案管理制度，导致负责部门不能、不知道如何把在教学、科研等日常工作活动中产生的档案按照档案工作管理规定要求统一归档、集中管理，导致档案材料分散，致使档案资料收集不及时、文件材料残缺不全，不能及时立卷和归档;且因为缺乏规章要求，导致各职能部门和系部档案材料的收集与整理带有很大的随意性，缺少规范的要求和长久保存档案的考虑，存在“档案材料几大箱，用时要去纸箱中翻找，很多材料被丢弃”现象。这不仅直接影响了档案整理、归档，而且也影响到档案作为学校历史凭证的作用。
3、经费投入不足，导致不能实现档案信息电子化建设。目前很多民办职业学校在档案管理方面的经费投入非常有限，无法购置档案管理工作所需的现代化设备，现代信息技术手段如高校数据库、校园网络等没有切实应用到民办职业院校的档案管理中，导致民办职业院校的档案信息化建设相比于其他院校相对滞后。一些民办职业院校的档案管理以传统的手工管理方式为主，书写速度慢，工作量大，严重影响了案卷质量和收集时间。此外，因财力不到位，档案人员也就得不到现代档案管理技术的业务培训，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识和基本技能，无法对档案进行现代化的科学规范管理。而对档案管理人员继续教育的措施乏力，直接制约着档案信息电子化建设进程。
4、档案材料单一，缺乏编研档案，影响了档案利用率。由于民办职业院校成立的时间短，对档案工作的认识不够到位，平时不注意档案的收集与整理，导致很多院校只存在教学档案和行政档案，党群建设和科研建设等档案材料缺失，档案保存单一。由于档案人员本身能力的局限，学校没有编研档案。同时，由于缺少专职档案管理人员和对档案工作的忽视，档案利用率不高，不能充分发挥档案在院校发展路程中的作用，档案的服务职能处于被动状态。档案信息资源的开发利用渠道单一，仅限于发展党员、评选三好院生、优秀毕业生等方面。在师资培养、人才选拔与考核及推荐院生就业、扩大对外交流、宣传教育、树立学校良好形象等方面，未能真正发挥档案应有的作用。
二、民办职业院校档案工作建设的对策措施
1、加强院校领导对档案工作的重视，提高全校职工档案意识。一所学校能否把档案馆建立起来并制定出规范、科学的规章制度，做到馆藏信息丰富、档案工作有章可依、档案工作真正为学院发展服务，关键是领导的重视程度。领导重视档案建设，善于用档案资料来处理和规划院校各项工作，是做好档案工作的根本保证;学院全体教职工的配合也是关键。因此，档案管理人员不仅要争取学院领导对档案工作的理解与支持，让他们意识到档案工作的重要性，把档案管理纳入院校计划和规划，纳入学校管理制度，纳入学院工作人员的职责范围，同时还要做到档案工作的意识与任何一项工的布置、检查、总结、验收同步进行。 要强化全体教职工的档案意识，让他们能够真正从思想上和行动上意识到档案工作对于学院和个人发展的重要性，自觉配合档案部门的各项工作，积极参与学院档案建设，在参与档案建设过程中，认真研究落实本部门的档案工作任务， 做到在平时的工作中自觉收集、整理档案资料，并交档案室统一保管，使学院档案工作保质保量限期完成。
2、档案工作管理做到科学化、规范化、制度化。针对民办职业院校实际，建议制定规章制度，《民办职业院校档案资料分类编码及归档范围》、《各系、部档案归档范围和保管期限》、《系部教学档案资料分类编目格式及类目代码表》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》等各项制度要健全。要做到教学档案、行政档案、党群建设档案、学籍管理档案、教师业务档案和其它声像档案等等及时归档，对档案管理实施细则，档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则以及立卷归档的程序等做出明确的规定，对档案管理者提出明确的工作目标和工作要求，从制度上保证档案资料能长期有效地收集和保存。建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。
3、设置档案室或者档案馆，配备专职档案人员并注意对专职档案人员的培训，增强档案管理人员的服务意识。要针对民办职业院校实际情况设立档案室或者档案馆，配备专职档案管理人员，尽量做到档案管理人员的稳定，即使出现人员流动也要做好档案资料的交接工作，防止人员变动便出现资料丢失的现象。同时，要求专职档案管理人员强化档案知识学习，做到职责明确，归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，在细节上保证档案工作管理的顺利进行。专职档案管理人员要顺应现代教育发展要求，做好从被动的传统档案的管理到利用档案为学校发展和社会发展服务的过渡。过去，档案人员往往以自身为中心来开展工作，片面注重档案工作的收集与管理，较少做到主动利用档案为学校发展服务。针对社会发展和民办院校的实际，档案管理人员不能按照自身的认识、理解、思维甚至是想象去收集、整理、保管档案和提供档案服务，更不能凭想象、图方便，必须改变观念，重新审视档案管理的全过程，以适应民办职业院校的教育教学，为社会各界对民办职业院校的教育评估提供翔实可靠的档案资料，在服务理念、服务目的、服务主体、服务方式、服务手段、服务策略、服务过程等方面进行创新、拓展和提升。
4、针对民办职业院校实际，重视档案材料收集，做好档案编研工作。做到文件材料完整收集是确保档案材料完整的前提和基础，也能直接反映出院校平时的工作成绩。因此，要做到定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全;强化文书管理，抓好院校活动所形成的文件材料的收集。对有请示没批复或有批复没请示的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的完整归档。档案人员在复印文件材料时，对有价值、需要归档的文件材料应留下原件，以备日后归档。针对有些院校存在资料积压多年未归档、档案管理工作缺乏延续性和完整性的问题，应建立长效管理机制，保障档案资料收集的连续性和完整性。比如，各系部的教改实验课题，针对其周期长的特性，要注意材料收集的连续性，保证每院期、每院年的阶段性实验报告和终结性的实验成果报告收集齐全。某项活动材料的收集要有头有尾、善始善终，防止档案材料收集的缺失与不完整。
档案工作的基本任务在于及时、准确、全面、有效地为利用者提供所需的档案信息材料，而档案的编研工作，是达成这一基本任务的保证，例如民办职业院校教学、科研档案材料的编研。这些编研材料不仅是教学、科研的最新成果，也是师生学习知识的鲜活教材。尤其是科研，它是教师每个时期完成的最新研究，许多教师会把科研成果写入教案，形成了比书本知识更新的内容，同学们可以从这些编研档案中学习到最新的知识。在知识更新换代飞速的今天，编研档案弥补了书籍知识传播速度不快的不足，成为师生学习知识的鲜活教材。因此，依照档案编研工作“存真、求实”的原则，根据民办院校发展要求和教学评估要求，做好学校档案材料的新编、续编、开发等编研工作，编研出《教学规章制度汇编》、《教育改革成果汇编》、《教学论文集》以及《相关课题研究汇编》、《特色教学成果汇编》等资料，以满足师生对档案资料的需求和教育督导评估对档案资料的需求，是民办职业院校档案编研工作的基本任务。
5、强化档案建设信息化的设施投入与现代化管理水平。要采取切实措施，把档案工作需要的经费纳入学校经费预算;要为档案部门添置必要的设备，以便开展工作。档案馆(室)的库房建设，应列为学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。促进档案信息化建设，应当把档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划，与数字化校园建设同步发展。要设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案建设信息化所需的设备实施，采用先进设备充实档案工作。要尽快做好库藏目录的整理、录入规范工作，编制检索工具，充分利用网络化环境，快捷、准确、广泛地为院校的教学、科研、管理等工作服务，提高档案服务质量和服务效率。
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