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浅谈电子档案管理在高校档案管理中的应用
摘 要:随着信息化程度的提高,电子档案越来越广泛地应用于日常办公与管理。本文针对高校档案管理的工作特点,着重分析了电子档案在应用中的主要特点,强调加快电子档案建设,要充分利用信息化手段提高档案管理工作的效率。
关键词:电子档案;档案管理;高等学校
一、高校档案管理现状
纵观近几年高等教育发展情况,如表所示,2007年相较于2006年,高校(含普通高校和成人高校)数量增加了十所,学生总规模增加了两百万左右,高校教职工人数增加了十万;而2008年相比于2007年,高校(含普通高校和成人高校)数量增加了三百多所,学生总规模增加了近两百万,高校教职工人数也是以万为单位递增;连续三年,高校数量、学生及教职员工人数都呈稳定持续增长态势。
每年,数以千万的档案变动、更新、维护,确实是对档案管理工作的巨大挑战。根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》,高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高校档案记载着学校的教育历史,更是全校师生员工德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录,具有重要价值。这就更体现了档案管理在高校工作中的重要地位。
具体地看,全国高校档案管理现状还存在着以下几个方面的特点:
第一,工作量大:由于高校的独特环境,每年都有大量学生、教职员工的档案数据变动,录入或者迁出,全国每年变动的各类档案都是以千万计,加上就业、继续深造等各种情况,档案的变化呈现数量大、变动频繁、跨区域调度等特点,加上其他档案的维护、保存,都需要消耗巨大的人力物力。
第二,电子信息化程度有待提高:信息技术是高效的信息处理手段,但是目前在档案管理过程中还没有完全发挥其优势。高校档案主要还是以纸质档案作为保存媒介,电子信息管理只是起到检索、交换、备份等辅助功能。电子化档案的推广仍处于起步阶段,管理工作人员对自动化软件的选择和使用还未能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。
第三,档案管理操作的标准化程度不高:由于各个高校结合自身具体情况所设定的制度、规范存在差异,导致各高校之间对于档案管理操作的步调不够一致,甚至存在极少数相互抵触的情况,这就为档案管理工作的效率带来了障碍。
第四,远距离传递频繁:由于学生入学、转学、毕业以及就业等情况每年都会发生,学生的流动性强,所以档案也经常需要远距离传递,跨省市、跨地区甚至跨国调用都是时常出现的情况。
以上是各高校档案管理工作中比较突出的特点,也是档案管理工作效率提高的瓶颈所在,后文将继续就以上特点结合电子化档案管理进行应用分析。
二、电子档案管理的利弊
1.电子档案在现代档案管理中的优越性
首先,依靠计算机强大的信息处理能力,能大大提高工作效率。相对于传统的档案管理工作,档案的抄写、用笔用字的规范、统计、存储都需要耗费大量人力,同时还容易疏漏出错。采用信息技术可以使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便,同时也具有很高的可靠性。
其次,通过电子文档的方式存储文件档案,可以实现档案的充分交流与共享。传统的纸质档案调档搜索繁琐,对于远距离共享或调度也十分不利,造成信息更新效率降低,文件信息查找困难等。利用信息化手段,高效的办公自动化软件可以实现档案的体系管理,索引更灵活,搜索查找更快速便利。还可以根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作,使文档的管理和调度更便捷。
此外,以电子文档形式保存的档案文件,其保存方式和对环境的要求较传统纸质文档要低。由于传统档案存储媒质为纸张,环境中的温度、湿度以及微生物环境都可能影响其存储寿命,所以在存放过程中对环境的要求较高,防潮防虫等工作都是必不可少的。同时,大量的数据消耗纸张,不利于环境保护。而现代的电子文档的存储方式多样,DVD光碟、闪存U盘、硬盘,存储量大,1GB的存储卡就可以存储5亿字,相当于近1000套《三国演义》;且储存时间长,受外部环境影响小,具有很强的稳定性。
最后,采用信息技术还能提高文件传递速度和安全性。普通闪存的读写速度都是以MB/s为单位,这样的速度是传统书写无法比拟的;存储卡体积小重量轻,两个手指就能轻松移动,如果传递记录着5亿文字的纸质档案,这是无法想象的。在安全性方面,高校档案经常涉及异地传递等远距离传送,文件在邮递过程中丢失等情况时有发生,导致一些重要文件的遗失,信息在调用过程中的丢失或延误,都给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。所以充分利用网络进行共享传递,能够有效提高文件的安全性和时效性。
2.电子档案在应用中的风险
当然,电子档案也不是万无一失的。事实上,电子档案在存储和使用的过程中,都存在着一定程度的风险。
(1)电子档案存储的安全性。由于存储设备具有高速读写速度,倘若被盗取,受侵害的程度将远大于传统媒质。另外,由于信息化手段采用统一字体、统一标识,丧失了手写汉字的特征性,不利于真假鉴别,受侵害的文件不易被发现。由于网络的风险性存在,通过网络的远距离调用存在信息被修改、被盗用等风险。由于高校保存的档案多是学生、教职工的关键信息,安全问题不可忽视。
(2)电子档案数据的完整性。对于传统的手工文件,一次的笔误或处理失误,其影响范围有限,而且容易在后面的录入过程中被发现。而批量处理的文件,一次处理的文件量极大,一次误操作就可能造成大范围的结果受影响。此外,文件多处于开放状态,更新不及时,便可能造成信息丢失。另外电子文件结构复杂,存储方式多样,在各种方式转换中也容易造成信息的缺失。
(3)电子档案的长期可读性。电子档案的信息存储在不同的介质上,信息的存储和读取都需要特定的设备,造成了信息对软硬件的依赖。当前电子技术发展迅速,计算机软硬件的更新换代速度快,如果兼容性不够好,也可能造成信息的丢失,从而直接缩短了电子档案的寿命。
三、电子档案管理在高校档案管理中的应用
针对电子档案在实际运用中所涉及的风险问题,可以采取以下措施进行预防:
第一,加强电子档案存储设备以及网络的安全性。首先,保障存储设备的安全,专机专用,定时进行软硬件更新升级,定期对设备进行管理维护,保证存储设备的良好状态;定期对存档文件更新备份,防止文件在意外情况下的丢失;还可以通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防以及档案及时备份、严格规定读写权限,加强电子档案在存储处理过程中的安全性,确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密,预防电子文件被其他用户非法访问和随意删改,应当不断改进现代化管理手段,努力提升馆藏档案的安全保护水平。
第二,规范操作流程,杜绝档案在操作过程中的风险。首先加强人员的职业道德意识和安全操作规范培训,使档案管理员具备较高的职业操守,同时通过规范的操作,杜绝在人员操作的过程中存在的漏洞。其次,尽量统一各单位档案存储的格式、处理软件,防止文档在格式转换或者由于软件兼容性问题被损坏。
第三,为了保证电子档案的寿命,使用多种媒介手段进行备份存储,同时及时升级和更新存储技术,保证文件存储的安全性和可读性。严格控制管理人员的权限,做到职责权限同步,防止由于管理人员操作时对其他信息造成的无意删改。
四、结论
在这个高度信息化的时代,信息技术无疑为档案管理,特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的高校档案管理注入了新鲜血液。继续采用传统的手工方式已经无法满足高校规模发展的需要,只有把工作重点放在信息化管理,网络资源化建设,充分利用信息高速路的优越性,才能使高校的档案管理更健全、更高效。
参考文献:
[1]教育部.2006年全国教育事业发展统计公报.2007.06.08.
[2]教育部.2007年全国教育事业发展统计公报.2008.05.05.
[3]教育部.2008年全国教育事业发展统计公报.2009.07.17.
[4]杨小华,唐日梅等.关于高校人事档案管理工作的几点认识[J].沈阳建筑大学学报,2006(1).