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浅议检察机关诉讼档案的特点及管理中存在的问题
检察机关的诉讼档案是指人民检察院在办理案件过程中所形成的具有查考利用价值，并按照有关规定立卷归档，集中保管的诉讼文书、视听资料及其它各种载体材料。检察机关各类案件的诉讼档案真实地记录着检察监督活动的始终，是国家司法档案的重要组成部分，是做好检察工作的必要条件，是检察机关建设与发展及公诉工作完整、准确的见证。结合工作实际，笔者就诉讼档案的特点以及在管理中存在的问题作以浅述。
一、检察机关诉讼档案的特点
检察机关的诉讼档案是国家重要的专业档案，是国家档案的重要组成部分，它是检察工作和其它各项工作的真实记录，又是这些活动的重要依据和必要条件。与其它档案相比，存在以下特点。
(一)一案一号是检察机关诉讼档案最基本的保管单位。一案一号是指检察机关办理的每一案件从立案到结案所形成的所有材料，转化为诉讼档案后所编成的一个档案号。诉讼档案的档案号一般由“年度——类别——案卷号”组成，而每一个诉讼案卷又是由若干册不同性质的案卷组成。
(二)检察机关诉讼档案的形成受相应诉讼程序制约。人民检察院办理各类案件，必须按照相应的《诉讼法》所规定的程序进行，否则就是违法。因此，在案件办理过程中产生的诉讼文书材料必须受相应的诉讼程序的制约。诉讼档案卷组卷的方法单一，形式固定，不象其它文书档案以件为单位，讼档案卷内的诉讼文书材料严格按照程序和产生的时间先后顺序排列。
(三)检察机关诉讼档案具有特定的法律效力。诉讼档案中的文书都是具有法律效力的材料，有很强的强制力和约束力，但只对该案件的诉讼当事人具有法律效力，因此，诉讼档案具有特定的法律效力，而且不因时间、空间的变化而变化。
(四)检察机关诉讼档案材料中具有手抄孤本。诉讼档案具有诉讼活动的原始记录，如阅卷笔录、询问笔录、审讯笔录、庭审笔录等具有手抄孤本。
(五)诉讼档案利用率高，有一定的社会需求量。检察机关诉讼档案的利用率高。其中利用诉讼档案的主要有三个方面，一是本院内部各项工作需要利用诉讼档案;二是外单位工作需要，其中以公安机关、法院、纪检监察及上级检察机关为主;三是人民群众维护自身合法权益的需要。
二、存在问题与不足
随着社会法治进程的加快，人们的法律意识、档案意识逐渐加强，检察机关的诉讼档案也将发挥出更大的作用，但我们也应清醒地认识到，目前检察机关的档案管理工作还存在许多问题与不足，有待我们改进。
(一)档案意识不强，档案法制观念淡薄。
个别办案人员档案意识不强，案件办结后不及时归档，归档案卷质量不合格，并持无所谓态度，不能认识到案卷材料是本单位的财富，是日后查考和利用案件的依据和条件，更不能认识到不归档、不及时归档行为均属违反《档案法》的行为。 (二)档案基础管理工作薄弱。诉讼档案管理的薄弱环节主要体现在：
1、归档制度没有或不完善造成材料收集不齐全，归档不及时。有的检察院档案管理部门的做法是你交我就收，你不交我也不问，没有制定移交和归档制度;有的检察院归档工作与岗位责任制不挂钩，按要求应归档的不归档，也没有有效的制度去制约，还有的检察院虽制定一定制度及岗位责任制，但实际操作中有章不循，执章不严，无法兑现，这就造成许多案卷应归档而未归档或不及时归档。而按照档案法和有关档案法规规定，人民检察院诉讼档案必须由本单位的档案部门集中统一管理，禁止存放在各承办单位或承办人个人手中，否则会给档案安全造成很大隐患，时间一长，出现丢失、泄密等问题。直接影响了检察机关的形象。
2、卷内材料不全，档案质量差。档案人员在接收档案时发现部分档案材料中存在质量问题：①卷内材料不全。由于保存的是不全、不完整的档案，待日后查考时说不清该案卷的来龙去脉，特别是诉讼档案，如果卷内文件短缺，就无法了解该案是否起诉，是否判决，根据什么起诉，根据什么判决，判决是否已送达、是否执行等情况。如果日后当事人提出疑义需要复查时，短缺材料的档案就不能作为依据，当事人的问题解决不了，检察机关依法公正、依法监督形象也必将严重受损。②卷内材料排列顺序混乱，目录和卷宗封面 、备考表填写不全，装卷不整齐，书写不工整。③许多案卷材料中夹带金属物，相当部分材料中存在劣质字迹(即铅笔、圆珠笔、复写纸、红墨水等字迹)。
目前，检察系统检查验收诉讼档案时，对劣质字迹的要求是复印，但复印材料本身也容易褪色，而且耐久性在一定环境中还不如圆珠笔字迹，加上实践中有许多办案人员为了应付档案质量检查，将这些字迹草草复印，也不论是否清晰，就当完成任务了事，造成许多案卷证据材料的复印件模糊不清，有的已经无法辩认。
(三) 检察机关诉讼档案的鉴定销毁工作薄弱。近年来，检察机关受理的诉讼案件越来越多，库房的库藏量也不断增加，库房不够用的问题逐渐突出。有些检察院采取购进密集架等办法来减轻库房压力，但也只能减轻几年的压力，时间长了库房仍然不够用。因此，诉讼档案的鉴定销毁工作，日益显得重要，但由于销毁档案是一件责任重大的工作，加上历史原因以及思想认识等诸多因素的影响，一般检察院都不会主动去做鉴定销毁工作，所以长期以来诉讼档案的鉴定销毁工作环节薄弱。
(四)档案硬件配备不及时。实现档案管理现代化，一方面要改善档案装备条件，配备空调、微机、除湿设备、消毒设备，扩充库房容量，最大限度地保护好档案，尽可能延长档案的寿命;另一方面要提高科学管理档案的现代化水平，采用微机管理档案，建立便捷的归档登记、查借档登记和检索工具，使档案管理更加科学化。
为此，笔者建议，一要加强学习，提高干警的档案管理意识。组织干警开展经常性的学习活动。要通过学习《档案法》及档案管理有关规定，提供干警的档案管理意识，使档案工作走上法制化、规范化轨道。二要建立健全规章制度。规章制度建设是检察工作的基础，要建立档案移交制度、归档制度、借阅制度、鉴定销毁制度等一系列制度，使各项制度形成监督制约的作用。