再次，旧有的研究生档案管理手段落后，无法应对当下信息化进程以及研究生教育新阶段的发展要求。当下高校研究生导师档案管理基本上实行“双套制”管理方式，即实行纸质档案和电子档案并存的管理与利用方式，但仍以纸质档案为主，查阅各类信息基本靠手工操作。这使得各类档案堆积如山、大大小小的档案柜挤满办公室，每当查阅、汇总档案信息，工作人员面对堆满案头的浩瀚材料，要从中获取信息，工作之艰巨、难度之大可想而知。即使电子档案，由于程序设计的简单，无法支持各种宏观数据的获取以及纵向比较，难以为高校各项事业的规划与研讨提供信息支持。

综上所述，在新形势下要充分发挥研究生导师档案在高校学位与研究生教育中的信息向导作用，迫切需要对现有的研究生导师档案管理方式进行变革，建立一套适应学位与研究生教育新时期发展要求、基于Internet网络化管理与资源共享理念、具有较高实用性和安全性的全新的档案管理模式。

新的研究生导师档案管理模式仍宜采用纸质档案与电子档案共存的“双套制”，但应以电子档案为主，档案管理以计算机操作取代纯手工操作。研究生导师的学历学位证书、工龄党龄证明、与学校签订的聘任合同、教学记录、专业技术职务证书、重大课题立项结项证明等纸质档案材料仍然具有重要的保存价值，重要性不言而喻，但可以优化纸质档案的存放、管理方式，结合当下事业单位人事制度改革，可以变纸质档案由各职能部门分别保管为统一存放于人才交流中心等专门机构，以方便统一管理与查阅。研究生导师电子档案则以网络电子数据库为主，通过网络平台提供信息服务。

研究生导师档案网络电子数据库的开发可以借鉴研究生管理系统的经验，各高校网络化的研究生管理系统已较为成熟。档案网络电子数据库仍适宜分为人事、教学、科研、资格申报等子系统。根据工作的需要，人事部分包括导师的基本信息以及学习工作经历，可涵盖身份证号码、民族、政治面貌、行政(党政)职务、参加工作时间、高校教龄、现专业技术职称、获得资格时间、首次聘任时间、任职考核结果、获得奖励等门类;教学部分指担任导师以来完成研究生课程工作情况，包括课程起止时间、学生人数、学时数、教学获奖情况等;科研部分显示导师代表本人学术水平的论文、著作、作品、承担的科研项目以及获奖情况;资格申报部分涵盖博士生导师申请管理、硕士生导师申请管理、停招延招管理等内容，包括了导师资格申报过程中材料汇总、资格审查、专家评议、学位委员会批准等程序。

档案网络电子数据库应当具有建档规范、操作界面实用友好等特点，保证档案信息的查准率与查全率。数据库的建设应当是学校人事、科研、研究生等多个职能部门共同参与的，各部门都能在数据库提供的相关平台上完成各自的工作要求，实现档案管理真正的有机统一。数据库还应当尽量具备多媒体功能，支持声音、图片资料的存储，导师可以将各种证明材料、论文等制成一定大小的影印图片上传系统，以支撑各类评奖、申报活动。针对档案的安全性，特别是涉及到导师个人隐私的信息，可以设置不同管理员的权限，严格控制管理员数量来实现，并且做好访问记录。