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浅谈照片档案管理探究

随着历史时代的变迁,科学技术的迅猛发展,档案载体也在不断更新换代。从甲骨金文到竹木石刻,从简牍缣帛到纸张薄籍,如今,录音、录像带、照片、光盘等载体以不可阻挡的趋势,成为档案家庭中的新成员。尤其是照片档案的诞生,使经历了几千年文字档案的中国有了形象的记录、存储,成为再现社会发展历史面貌的新形式。照片档案与文字档案相比,有着得天独厚的属性,其优势表现在它具有真实性、形象性和再现性,不仅能形象地再现社会工作活动的生动画面,还能使后人亲眼目睹历史发展变化的真实情景。由此看来,对照片档案的收集和保管,应当引起我们档案工作者的足够重视。

一、针对照片档案归档状况,

开展征集工作

照片档案与文书、基建、财会档案相比,存在着“软肋”。一是产生照片档案的部门,归档意识淡薄。究其原因主要有两点:其一对照片是否属于档案,认识上较模糊;其二总认为本部门形成的照片属于工作业绩,留在手里查找利用方便。二是归档照片完整性、系统性欠缺。这种情况与产生照片部门的工作人员缺乏档案专业知识有着直接关系。针对上述现状,档案工作者应当转变照片档案的收集方式,由被动收集转为主动收集。为此,我们开展了照片档案的征集工作。

我院校作为国家医学科学研究的的综合性学术机构和全国第一个八年制临床医学和护理本科的重点医学院校,历史悠久,名人荟萃。既是高精端的医学院校,又是蜚声中外的医学专家、教授云集的科学研究院。为展现我院校发展变化的历史全貌,我们采取突出重点,顾全一般的方法,确定了照片档案的征集范围。首先,我们开展了征集名人照片的工作。征集范围包括:历届院校长、副院校长、党委书记、副书记、教务长、秘书长,各所院正副所院长、所院党委书记、副书记,正教授、研究员、博士生导师等。其次,收集了历届研究生、医学生和高级护理学生照片,建立了学籍照片。另外,征集了本院校和各所院建筑照片,包括正门、科研楼、教学楼、办公大楼、门诊楼、职工用房、生活用房及有代表性的建筑。并且对院校组织的各项重大活动照片随时进行收集。几年来,开展照片档案的征集工作,既充实了照片档案的内容,又较完整保存了我院校发展变化的历史全貌。

二、围绕照片档案保存现状,开展整理工作

综观我院校档案室保存的照片档案,大致分为两大类,一类是早期保存的历史照片,一类是近年来征集的照片。如何使照片档案形成一个统一的管理体系,我们开展了照片档案的分类整理工作。我们保持照片在形成过程中固有的联系,根据照片反映的不同历史时期,按照我单位历史沿革演变,分为《协和医学院》、《中国医学科学院/中国协和医科大学》和《中国医学科学院/北京协和医学院》三个全宗,每一全宗内按照不同问题组成若干册。

第一全宗整理有协和董事会成员和早期院校长照片;有协和医学院各科教职员合影;有协和医学院建成前原址(豫王府)、建设中和建成后照片等。第二全宗整理有毛主席、周恩来总理、江泽民总书记等国家领导人视察我院校照片;有历届院校领导和各所院教授、研究员名人照片及沈其震、黄家驷、吴英恺、邓家栋教授从医五十年庆祝会照片;有各所院院景和办公用房等建筑照片等。第三全宗整理有国务院副总理李克强、原卫生部党组书记高强、卫生部部长陈竺等领导到我院校视察调研照片;有历届研究生、医学生和护理学生学籍照片;有学年典礼、学生社会调查及各项重大活动照片等。我们以全宗为单位统一编号,每一本像册首页附有“照片立卷说明”,每张照片注有时间、地点、人物的文字说明。名人照片附有个人简历,科研成果简介及论文发表情况。学籍照片以毕业年限为单位,按照时间顺序排列,并注明学科专业和学位级别。为了保护历史照片存放永久,我们将早期的历史照片全部扫描为电子文档,为院校历史发展保留下形象记载。

经过大量的分类整理工作,不仅保持了照片档案的有机联系,有利于保管;而且为院校医教研工作的利用提供了方便。在历次院校庆活动中,撰写《中国协和医科大学校史》和《纪念画册》等书籍时,翻拍了大量的历史照片。在编撰《沈其震画传》和《生命的护神——妇产科专家林巧稚》等人物传记时,利用了大量的名人照片。正是由于照片档案内容丰富全面,管理系统规范,使其照片档案的凭证作用得以充分发挥。

三、根据照片档案载体变更,加强归档监督

随着科学技术的迅猛发展,照相器材也在不断更新换代。从黑白照片到彩色照片,从胶片成像到数码拍照,照片载体由纸质转换为光盘,产生了质的变化。这样,照片档案的归档工作随之而来出现了新的问题。从客观上看,数码相机随意性很强,产生的电子照片丢失的概率很高。如果不及时备份,很容易全部丢失。从主观上看,产生照片档案部门的工作人员,如果档案专业知识欠缺,归档意识淡薄,就会使照片档案的完整性和系统性受到一定影响。为此,档案部门对电子照片的归档监督极为重要。

如何做好电子照片的归档工作,笔者认为可以从以下几方面着手:一是要加强对产生照片档案的工作人员进行档案专业知识培训,可集中学习也可个别讲解,要使其掌握与照片相关的基本知识,增强归档意识。二是要关注本单位重大活动的信息,及时催要电子照片归档。例如2009年5月,国务院副总理李克强在北京市市长郭金龙、卫生部副部长马晓伟、尹力等领导的陪同下到我单位视察甲型H1N1流感的防控工作。事后,我们从宣传部门收集一套完整的照片,及时进行了归档。避免了因时间的推移造成照片丢失的问题。三是要将归档的照片光盘在交接时打开浏览,发现问题及时与移交人协商补缺。这样,无论怎样变化,照片档案的归档工作都要做到又细又全。

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