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有关重大活动档案管理细节的几点建议

摘要:对加强重大活动档案管理提出一些有建设性的意见,有利于开展重大活动档案的管理和开发利用。

关键词:重大活动 档案管理

2009年,《河南省重大活动档案管理办法(试行)》在新时期、新形势下对全省档案工作提出了新要求,其颁布是推进全省档案事业新发展的重要举措。本人结合多年的工作实践,为更好地贯彻落实《办法》中的要求,对加强重大活动档案管理提出几点建议:

一、建立档案管理部门参与重大活动的工作机制

档案管理部门一般处于管理的后端,处于服务地位,而重大活动档案涉及部门多,要抓好这项工作必须由办公厅或办公室出面进行综合协调管理,同时建立健全档案管理部门参与重大活动的工作机制,采取事前、事中介入的方式,参与重大活动档案的管理,从源头上确保重大活动档案的齐全与完整。

二、强化措施,建立通报、考核制度

重大活动声像资料集中收集管理工作是一个长期性的任务,其涉及面较广、难度较大、要求较高。必须建立和逐步完善工作制度,不断强化工作措施。各部门都要制定重大活动声像资料收集管理和整理移交制度,档案部门要建立和完善重大活动声像资料接收登记、管理利用、督查指导、考核奖惩和责任追究等一系列制度,把重大活动档案工作纳入到各级领导、各部门年度目标考核中,实行责任追究制度,坚持每年对重大活动声像资料集中收集管理情况进行一次监督检查,年终通报检查结果,以保证重大活动声像资料集中保管工作的有效开展。

三、制定更具体、可操作的技术标准

《办法》中虽然提到分别执行国家颁发的有关标准规范,主要有《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)、《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)、《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-1995),但随着数码技术的快速发展,标准应进一步细化,比如对照片档案质量规格要求:(1)数码照片像素应在500万以上,单幅照片不小于3M;(2)扫描数字照片分辨率应不低于600dpi;(3)数码相机及与图片扫描仪连接的计算机均应设置准确时间;(4)归档的数码照片一般要求为JPEG、TIFF格式;(5)纸质照片一般要求冲印成6″照片;(6)归档照片应为清洁、无划痕、无病毒、未经剪切及修改的原件。对磁性载体档案质量规格要求:录像归档材料格式一般为DV、DVCAM、DVCPRO、Digital Beta格式,不接受DVD光盘和模拟磁带。统一标准的制定,更有力于重大活动档案的管理和利用。

四、建立重大活动档案检索数据中心

在重大活动中形成各种门类和载体的档案材料:(1)纸质文件材料和电子文件;(2)声像档案(录音带、录像带、照片及文字说明等);(3)有纪念意义的凭证性和标志性实物,包括标志、证书、证件、匾额、奖状、奖章、奖杯等;(4)外国政要、友人赠送的纪念礼品等材料。这些各种门类和载体的档案材料其保存条件和整理方法都不同,并分散在不同的库房存放,但对利用者来说却需要集中利用,要解决这个矛盾就有必要建立重大活动档案数据检索中心,把重大活动中直接形成的各种门类和载体的档案在一个档案管理平台下建立重大活动档案著录中心及重大活动档案资源库,对同一个重大活动事件能实现相关检索,甚至能提供网上远程利用服务,在现实和历史之间建立沟通的桥梁,真正起到记录历史、传承文明、以史咨政、以史育人和提高一个城市、一个企业知名度的作用。

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