在这个问题上有两种倾向:一种倾向是认为自己的部门不是企业的重要部门,工作中没有什么文件和材料形成,即使有一些,也是不重要的,没有归档保存的价值,所以档案管理工作与我们这个部门没有多大联系。在这种错误认识的支配下,这种部门往往不注意文件和材料的积累与收集,甚至在文件和材料的形成过程中也很随便,不按照企业有关规定去做。另一种倾向是把自己的部门看得太重要,认为自己部门在工作中所产生的文件和材料具有一定的保密性,不宜归档。这种认识也是不对的。作为企业的档案室,它是企业中管理档案的专职部门,它有为企业保守秘密的工作纪律,不会也不允许将企业秘密对外泄露,因此企业的其他部门完全可以放心地将所有应当归档保存的文件和材料交由企业档案室管理。事实上,企业的全部档案都收归档案室保管,才是防止企业秘密外泄的重要保证,也是使企业各类信息和资源得以积累、传承的根本保证。

为了实施企业档案的全方位管理,一方面企业档案部门应当制定相应的归档制度,明确企业各类档案材料的归档时间、归档内容和归档要求。这就要求企业档案人员熟悉企业各个职能部门的职责内容和职权范围,并且根据企业职能部门的调整和变化,适时地作出修订和补充,使归档制度能够具有很强的操作性。另一方面,有了规章制度之后,工作的成败与否还是事在人为。作为企业档案人员,要学会转变立场、转变观念,要把企业各个职能部门作为自己的服务对象,在归档材料形成、积累和预立卷等各个环节给予他们指导和帮助,而不仅仅是在年终或次年年初归档时才发现问题,提出整改意见。

在实施企业档案全方位管理中,多年来一直强调和坚持的科技档案工作的“四纳入”、“五参加”是一项很有效的措施。“四纳入”就是把科技文件材料(包括基建工程项目材料)的形成、积累、归档工作纳入科技工作程序,纳入生产、科研、基建工作计划,纳入有关部门和有关人员的职责范围,纳入企业经责制考核范围;“五参加”就是指科技档案部门和科技档案人员要参加新产品定型、科研成果鉴定、基建竣工验收、设备仪器开箱以及有关生产、科研、基建等方面的会议。经验证明,只有坚持了“四纳入”、“五参加”这一有效的措施,科技档案的全方位管理才能真正得到落实和体现。

三、档案的全员式管理就是指企业中的每个职工都或多或少的与企业档案管理工作有着联系,因此每个职工都应当关心和支持企业的档案管理工作。