2、建立组织体系,实行统一领导、分级分类管理。住房保障档案由市住房保障主管部门、区住房保障主管部门、街道三级进行管理。区住房保障主管部门负责本区住房保障档案的监督和管理工作;各街道档案室负责本辖区内住房保障档案的监督和管理工作;区档案局应对辖区内住房保障档案工作依法行使监督和指导职权,对违反档案法的行为进行处罚。住房保障对象档案与宏观管理工作档案实行分开管理。住房保障对象档案由住房保障工作部门在录入“北京市保障性住房申请审核管理系统”的同时,走双轨制进行即时归档。住房保障宏观管理工作档案每年由兼职档案员移交本单位档案室,与本单位其他工作档案一起归档。

3、规范住房保障档案管理各项制度。区建委和区档案局在充分调研的基础上,应结合住房建设部和市里的相关政策,出台区住房保障档案管理的规范性文件,使工作有章可循。同时,各工作部门要相应完善接收、收集、整理、保管、利用等各项具体制度,落实好管理细节。

(二)提高业务工作水平

1、加强档案管理人员的业务培训。在不断提高工作人员业务素质和能力的同时,加强区建委、各街道和区档案局相关工作人员档案管理业务的培训,提高工作人员对做好住房保障档案管理工作重要性的认识和档案管理业务水平。不但要熟练掌握计算机技术、网络技术,还要努力树立科学的管理观念和思想,提高住房保障档案现代化管理的能力和水平。

2、加强档案业务监督指导。依据区住房保障档案统一领导、分级管理的体系,区档案局、区建委和各街道的档案管理部门应定期对住房保障工作部门的档案管理业务进行监督指导,对专业档案心里有数,胸中有底。

三、在条件允许的情况下探索新型档案管理模式

(一)推动建立专业档案室,设专人专职管理。住房保障档案形成量大,专业性和政策性强。全部移交给本单位档案室,将大大增加专职档案员的管理负担,也不便工作;滞留在业务工作部门又不利于档案的安全保管。建立住房保障专业档案室可以解决这个问题。区建委已经做了一些尝试,委派了住保科一名业务素质较强的工作人员管理住保档案专业库房和档案,使得管理水平得到跃升。下一步,在经费和人员编制许可的情况下,准备在各街道也推广这种管理模式。

(二)探索半现行文件管理模式。住房保障工作应用了新的信息化工作成果,和传统意义上的档案管理不同,住房保障档案管理应与“北京市保障性住房申请审核管理系统”充分结合,在文件形成和发挥效用时,有针对性地提出档案管理的要求,实行前端控制。今后,随着信息化的发展,各类工作将越来越多地沿用这种模式。将半现行文件管理纳入档案管理的轨道上来,是时代发展的需要,也是档案管理发展的趋势。

参考文献: