现如今部分人事档案代理机构始终未能转变“你求我”的观念,对代理人员动向掌握不明,与代理人员缺少沟通联系,有高高在上的思想,服务态度过于生硬。用人单位和代理机构之间常常在材料收集、归档时产生误差,因为档案存在代理机构,用人单位管档人员对档案内容缺乏了解,而代理机构在接收用人单位转来材料时基本不审不看,责任心不强,服务意识差,这就造成档案内容不全或信息偏差,严重影响了档案信息质量。很多具体繁琐的事务让用人单位档案员代办,如催缴代理费、催促代理人员回学校或生源地转递学生档案、代理人员流向汇报、转正定级通知等。

二、加大对人事档案代理中存在问题的整改力度

1.提高对人事档案的重视程度,实现人事代理人员的知情权

切实执行现有规章制度,大力宣传人事档案代理机构及其职责范围,将有关人事档案代理政策和规章制度让代理人员知晓,让更多的人知道人事档案代理机构及其职责,人事代理人员档案管理原则、管理范围、对象及转递、收集、整理利用规定等,让更多的人事代理人员了解档案托管的实际意义。只有将人事档案托管在人事档案代理机构的人才能享受到某些应有的待遇,如身份保留、工龄连续计算、转正定级等。在一定范围内将不属于保密范畴的档案内容向代理人员公开,实现公民知情权,让当事人对自身的档案状况有清晰的了解,认识到档案是自己的业绩、信用等方面的一个体现,逐步改变代理人员对档案的神秘感和漠视感,增强代理人员的档案价值意识,提高对人事档案的重视程度,从另一方面对人事档案的真实性和完整性也起到很好的监督作用。

2.及时收集代理人员的档案材料,全面准确真实地反映其个人现实情况

如何全面和及时地收集材料,是档案工作的重中之重。代理机构与用人单位要注意沟通信息,建立健全人事档案信息交换联系制度,建立人事档案材料收集网络,代理机构把需归档材料的内容及范围以书面形式发到用人单位,定期联系,用人单位对代理人员在工作中形成的人事材料及时收集、鉴定、登记,年终和代理机构进行档案移交, 以保证代理人员的人事档案真实性和完整性,全面、准确、真实地反映代理人员的现实情况,以提升人事档案的利用价值。

3.明确代理机构与用人单位的职责,规范档案管理的操作程序

代理人员的人事档案管理工作须由用人单位和人事档案代理机构合作才能完成。所以这就要求双方在管理工作上观念要有所转变,用人单位要积极配合人事档案代理机构做好档案材料的收集工作,人事档案代理机构也不能仅仅停留在档案保管上,双方都要在档案管理方面做好协调工作,着力解决职责不清、代理范围不明、关系不顺、程序不规范、信息反馈不及时等问题,弄清楚哪些是代理机构的职责、哪些是用人单位的职责。制定出可操作的具体措施,明确人事代理机构和用人单位的职责范围、工作程序等,建立健全一整套包括材料收集、人事档案保管与保护、鉴别、查(借)阅、转递、与代理人员和用人单位定期联系等方面的规章制度。做到有章可循,有法可依,规范管理,使人事代理人员的人事档案管理逐步实现法制化、规范化和科学化。

4.增强服务意识,提高档案管理人员自身素质,优化人事档案代理机构的服务质量

档案管理工作是一项政策性、专业性很强的工作。档案管理人员是人事档案工作的主体,必须熟悉国家人事政策和法律法规,了解人事代理制度,掌握人事档案专业知识和业务技能。档案管理人员一定要不断提高自身素质,切实转变工作作风,增强服务意识,提高服务质量,特别注重解决或多或少地存在的官僚思想和居高临下、服务态度生硬等现实问题,由现在的被动式服务向主动服务转变,不断拓展、延伸服务功能,主动与用人单位及代理人员沟通、联系,搭建一个双方充分了解的平台,营造一个和谐的工作环境,为用人单位和人事代理人员提供优质、方便、快捷、高效的服务。

5.实现代理人员人事档案信息化管理,发挥人事档案的信息功能