中小学档案管理必须主动适应信息时代的发展,加快档案管理信息化建设步伐。

1.教育发展表明,中小学档案管理信息化对于促进教育现代化、学校管理规范化、提高教育资源利用率、实现资源共享、优势互补越来越发挥着纸质档案无可替代的重要作用。

2.中小学档案管理信息化是学校其它各项工作的规范化、标准化是基础。因此,中小学档案管理信息化系统的建设和完善必将有力地促进中小学校各项工作的改进和提高,促进教育管理水平和办学水平的提高。

3.中小学档案管理信息化系统是重要的教育资源,它不仅能够方便快捷地实现对学校所有师生员工档案的日常管理,积累管理经验,而且可以逐步实现与名校名师建立合作联系,发现、改进、创新自身工作,不断提高管理工作效率和学校管理水平。

四、中小学校档案管理信息化的途径

实现中小学校档案管理信息化应主要做好以下几方面工作:

1.确定档案管理信息化的标准。目前,虽然档案管理部门还没有明确规定档案管理信息化、规范化的标准,但教育主管部门、各学校至少要以超前的战略眼光,制定本地区、本部门、本学校档案管理信息化系统的所必须具备的基本条件和基本标准,并随着信息技术的发展而更新提高。当务之急是配置相应的信息设备,配齐必要的专职管理人员,创设良好的条件。同时严格要求学校各职能处室要以信息化建设的标准形成正在形成的档案资料,档案管理人员则要明确建档标准,及时予以立卷归档,逐步形成领导重视,部门协作,互相促进,共同提高的中小学档案管理信息化建设新局面。

2.建立中小学校档案管理数据库。目前中小学档案管理信息化系统建设仍处于起步阶段,其档案正在由原来的笔写文字或打印件向信息管理系统的过渡。教育主管部门或学校应抓住这一有利时机,加快中小学数据库建设。只有数据库建设好了,才能运用先进的信息技术对档案资料进行科学的管理。

3.稳步推进办公自动化建设,不断提高档案管理工作水平。教育主管部门和学校要结合农村远程教育工程的实施,将档案管理信息化系统建设纳入学校发展规划,有计划地为学校配置计算机网络系统,不断提高中小学教学、办公信息化水平。

总之,中小学档案管理信息化系统建设是一项长期复杂的系统工程,需要多方面的共同努力方可稳步实现。

参考文献:

[1]李莹.试论电大科研档案工作者应具备的基本能力[J].山西广播电视大学学报,2009,(1).

[2]温晓玲.提高高校会计档案管理的意识[J].山西广播电视大学学报,2009,(6).