| 编者按：秘书资格考试（三级）辅导资料：会务机构分工的要求 |
会务机构分工主要是指会议组织部分和人员落实。
(1)要根据会议的规模和类型组织人员队伍
(2)会务机构要分工明确，责任到人。
(3)加强协调，定期沟通
(三)工作程序
会议筹备方案的制定程序为：组建会议筹备委员会—分成筹备小组—形成筹备方案—领导审核方案
(四)注意事项
1.电话会议语言使用的注意事项
讲话内容要集中、准确地体现会议的主题，尽可能进行讲话演练并做好时间估算，保证讲话能按照规定的时间进行和结束，讲话内容要简明通俗易懂，尽量不使用方言和拗口和容易产生歧义的字词和语句
2.安排座位的注意事项
(1)中、大型会议事先画好区域，贴好标识牌
(2)在一些表彰的大会上，应将被表彰者安排在前排
(3)要注意分清上下座
(4)中小型会议方案拟出后要交出上司审核再行部署。
3.会前准备工作的基本要求
(1)充分
(2)周密
(3)安全
(五)相关链接
1.会议筹备方案与会议策划方案的区别与联系
会议策划方案一般包含会议筹备方案和会议预算方案。会议策划是对会议做整体的计划，涉及到参与举办会议的各个部门和各种关系，由策划人将各种关系和矛盾调整统一，最后形成一套合理可行的方案和流程。而会议筹备方案一般是在策划方案的基础上侧重于会议准备工作的组织和实施。它通常不包括会议前期的宣传、营销等方面的内容。
2.会议座位安排的方法
(1)较大型会场的座次安排
(2)中小型会议的安排
一般在会议室、会议厅或临时设置的会客室进行，可摆出方拱形、半月形、椭圆形、圆形
3.主席台座次的安排
(1)依职务的高度和选取的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右，由前至后的顺序依次安排
(2)为了工作的便利起见，会议主持人有时需做在前排的边座就座
(3)主席台的每个座位左侧放置姓名台签