| 编者按：秘书资格考试考试会议管理之会前筹备(2) |
1、主席台座次和场内座次的要求
主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置工作的重点。各种大中型会议均应该设主席台。座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席桌。无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免同与会人员背向现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。
2、主席台的座次和场内座次安排
(1)安排主席台的座次。会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员，安排座位时应注意以下惯例：
1)依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。
2)为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。
3)主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上表明。
4)在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。
(2)安排场内其他人员的座次
1)小型会场内座位的安排。分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座;反之，为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。
2)中大型会场内座次的安排。常见的安排方法有三种：
①横排法。是按照参加会议人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。
②竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向排列座次的方法。将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员、职务低者排在后。
③左后排列法。是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位的方法。
四、发布会议信息
(一)会议信息的内容和类型
1、会议信息的内容
会议信息的内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法;会务联系电话与联系人;会议报到及会议议程、日程;与会者的信息;会议报送的交流信息;会议的记录和纪要内容;会议的宣传报道内容;会议的决议内容。
2、会议的类型
会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，将信息分成各个类别，使信息条理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。
(二)发布会议信息的工作程序
1、传递会议通知信息
2、分发传递会议文件
3、沟通传递会议有关情况
(三)注意事项
1、发布会议信息前要进行报审
2、要对媒体进行选择
五、安排会议食宿
(一)会议餐饮的常识和工作程序
1、会议餐饮的常识
(1)餐饮安排的原则是让代表吃好而又不浪费。
(2)就餐大体上是一个标准，要适当照顾少数民族代表和年老体弱者。确定好伙食标准和进餐方式，照顾南北不同代表的口味。
(3)秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。
(4)座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人。
2、安排会议餐饮
(1)根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。
(2)就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和分餐制。
(3)事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。
(4)事先设计和确定就餐的凭证。
(5)要与饭店一起确定菜单，饮食要卫生、可口、品种多。
(6)事先要准备好干净的饮食用具。
(7)给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。
(8)做好饮水、饮料的供应。
3、会议餐饮的类型和标准
(1)早餐。早餐食物的选择可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐。
(2)会场休息期间的茶歇。一般供应咖啡、茶或其他饮料。
(3)午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。
(4)正式晚餐。晚餐食物的选择既要考虑到营养和健康，又要考虑到出席者的口味和特色。
(5)招待会。应选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐。
(二)会议住宿的常识和工作程序
1、会议住宿的常识
(1)要提前编制住房方案。
(2)长者、尊者、领导要适当照顾。
(3)具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。
(4)有时还要按地区集中，统筹安排。
(5)不同标准的房间要作合理分配，一般是根据房间的不同规格并结合代表具体情况列出住宿表。
(6)报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。
2、安排会议住宿
(1)安排方式的选择。
(2)预定会议住宿的程序。
(3)确定会议住宿的程序。
3、会议房间的分配
(1)如果由主办方支付费用，则需按其职务标准安排住房，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会人员的住宿标准应相近。
(2)年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。
(3)注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。
(4)可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。
(5)预订住宿地点的工作一定要打出提前量，预订数量上应略有富余。
六、邀请会议嘉宾
(一)、会议嘉宾的类型和要求
1、会议嘉宾的类型
(1)组织方的上级领导和政府官员。
(2)企业的重要客户和各种利益相关方。
(3)社会名流和电影明星。
(4)对实现会议目标有潜在贡献的人。
2、嘉宾邀请的要求
(1)要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场。
(2)要发出正式邀请函。
(3)要做到有礼貌。
(4)要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。
(5)对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则。
(6)嘉宾人数不宜过多。
(二)邀请会议嘉宾的工作程序
(1)在邀请参会嘉宾方面，要开会研究，确定嘉宾名单，而接下来邀请嘉宾的工作就由工作组负责组织实施。
(2)拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作精美。
(3)要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。
(4)在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送