一、会议筹备方案的拟定
1、相关知识
(1)会议筹备方案的内容
确定会议的主体与议题;
确定会议主题的要素：要有切实的依据;要结合本单位的实际;要有明确的目的。(06年11月)
确定会议的名称。
确定会议议程。
确定会议时间和地点。
确定会议所需设备和工具。
确定会议文件的范围。
确定会议与会代表的组成。
确定会议经费预算。
确定会议住宿和餐饮安排。
确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。
(2)会议筹备方案的作用
确保会议的周密组织。
确保会议服务质量和沟通协调到位。
确保领导的意图得以贯彻执行。
(3)电话会议及视频会议的知识：
电话会议：
电话会议交流的信息特点：
① 方便灵活，准备时间短，恢复迅速，花费少。
② 缺少身体语言，难以进行互动交流。
③ 为提高效率，可以搭配使用其他通信方式。
④ 适用于分公司不远，规模不大的企业。
工作程序和要点：
① 准备发出开会信息。
② 认真分发会议书面信息材料。
★ 电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法实现文字的同步传输，需要做好会议书面信息的分发工作。(06年11月)
③ 合理安排会场信息传输设备。