3.个人工作环境的要求
个人办公区是指秘书人员自己的办公室、办公间以及直接用于个人办公的设备和用品。
(1)保持台面、地面、电脑、办公设备、家具、窗帘以及门窗墙壁等处的清洁。
(2)经常保持办公桌面的清洁、整齐、美观，不乱放零散物品，不放置个人的生活用品。
(3)电话按键和听筒、电脑键盘要经常用酒精棉消毒。
(4)来访者用过的茶具应及时清洁干净，并重新摆好，用过的一次性口杯应及时清理。
(5)保持电脑、电话等办公自动化设备的线路整齐，经常检查线路是否有破损情况，检查电源插头是否有松动等不安全的情况。
(6)报纸、杂志、资料、文件等要及时进行清理，摆放到文件柜等固定地点存放。
(7)每天下班前，要认真检查一下电脑、电灯、空调等是否关闭，抽屉、柜门等是否上好锁。
(二)示例分析
秘书初萌每天一上班和下班前都将自己的工作区域清洁整理得干干净净、有条不紊，同时她也主动清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等。每当她看到复印纸抽拿零乱，公用字典扔在窗台，废纸桶满了没人倒，都及时做些清洁整理工作，以维护办公环境的整洁。
秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。下班前，她也将办公桌收拾得干净整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但小王很少参与清理和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌，常常使别人找不到，影响了工作。
秘书小李上班匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办公桌上堆得满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西翻，每日常用的“访客接待本”也总是找不到。自己的办公桌都没有管理清楚，更无暇顾及他处。
点评：通过上述案例，可以看出办公室工作环境的清洁、有序，直接对组织的形象和绩效产生一定的影响。一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。