一、公文的分类

1.根据国务院2000年8月24日发布的新的《国家行政机关公文处理办法》规定，目前我国通用的国家行政机关公文共有13种：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

2.按照行文关系又可分为下行文、上行文和平行文。

(1)下行文

凡是上级机关向下属机关发送的公文，称为下行文，如命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、批复和意见等。

(2)上行文

凡是下级机关向上级机关呈送的公文，称为上行文，如报告、请示等。

(3)平行文

平级机关或者不相隶属的机关之间，由于工作需要相互往来的公文，称为平行文，如函、议案，包括某些通知等。

3.按照性质作用又可分为命令性公文、指导性公文、决定性公文、知照性公文、呈请性公文、商洽性公文、记录性公文。

二、公文的构成

公文名称+发文字号+份数序号+秘密等级和保密期限+紧急程度+签发人+公文标题+主送机关+正文+(附件)+签发机关印章或签署+成文日期+……。

(1)公文名称：位于眉首的中央，由发文机关的全称或规范化的简称加“文件”二字组成，如“国务院文件”;如果是两个或两个以上机关联合行文的，主办机关名称在上，其余排列于后;报告、请示和一些事务性公文，可以只用发文机关名称加文种(用圆括号括起来)，如“××大学(通知)”。

(2)发文字号：位于公文名称的正下方、文头底线之上，是发文机关对其制发的公文依次编排的代码，由机关代字、发文年度和发文顺序号组成。如上海市人民政府的文件发文字号是“沪府发[2001]10号”(“沪府”表示上海市人民政府，“[2001]”表示2001年度，“10号”表示这一年的发文顺序号)。

(3)份数编号：同一公文如印制若干份时，一般应标明份数序号，一般用阿拉伯数字标识于眉首顶格左上端，其标法是“000001”。

(4)签发人：在向上呈报的公文中，应当标明核准并签发文稿内机关负责人姓名，表明公文的具体责任者。签发人标志的位置在发文字号同一行的右侧，空两格书写“签发人：×××”。

(5)公文标题的基本组成：发文机关名称(可省略)+发文事由(可省略)+文种。如《国务院关于实施西部大开发若干政策措施的通知》。

三、常见行政公文的适用范围

(1)决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(2)通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

(3)通知：适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要相关单位周知或者执行的事项，任免人员。

(4)通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

(5)报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

(6)请示：适用于向上级相关请求指示、批准。

(7)批复：适用于答复下级机关请示事项。

(8)函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

四、决定与决议的区别

(1)决定可以由会议做出，也可以由领导集体做出;而决议必须由会议审议通过，所以在决议的标题下应有题注，标明决议通过的时间和会议全称。

(2)决定和决议都是决策性公文，一般来说，决定偏重于务实，决议偏重于务虚，决议的理论性强。有些决议，如党在1981年十一届六中全会通过的《关于建国以来党的若干历史问题的决议》，实际上是重要的历史文献。