高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 详细内容请看下文浅谈高校档案信息管理。

随着档案信息化建设的发展,档案管理和传播活动的网络化趋向日益明显,而新的时空环境和方式方法更加使档案工作凸显出了一些伦理困境(EthicalDi-lemma)问题。分析高校伦理困境产生的原因及提出突破伦理困境的对策,对于做好高校档案信息管理与传播工作具有重要的理论与现实意义。

高校档案信息管理与传播中的三大伦理困境

(一)高校档案信息保密要求与档案开放利用的伦理困境档案承载着大量的人类社会活动的原生信息,是一种宝贵的信息资源,它具有凭证价值与情报价值的二重性。档案价值的二重性,决定了它存在开放性与保密性之间的矛盾关系。凭证价值决定了档案形成者的资料与活动内容在一定的时限和范围具有不公开性,即具有保密性。而情报价值意味着档案需要适应社会利用档案的要求,有向全社会开放的义务与责任。

在现代民主政治时代,档案开放已经成为必然。美国学者史蒂文·卢巴(Sreven Lubar)认为,“档案是一种权力”,他援引法国哲学家雅克·德里达(JacquesDerri-da)的话来加以证实:“失去对档案的控制就等于失去了政治权力,民主的有效性通常用下面的标准来衡量:对档案工作(包括档案的构成和阐释)的参与和对档案的利用。”基于档案价值的二重性,《中华人民共和国档案法》规定,档案管理部门要向社会开放档案,以便广泛地、充分地发挥档案的作用;同时又规定了档案保密期限,涉及国家安全或者重大利益以及其它不宜开放的档案控制使用,违者要承担责任。《普通高等学校档案管理办法》也规定:凡持有合法证明的单位或个人,在说明利用档案的目的和范围后,均可查阅利用属开放范围的档案,并可以摘录或复制;同时又规定了“涉及党和国家秘密的,涉及专利或技术秘密的,涉及个人隐私的,以及档案形成部门规定限制利用的”的馆藏档案要控制性开放。

由此可见,对于高校来说,一方面要求发挥档案室的职能作用,最大限度地开放档案,公开会议文件、会议记录、人事管理、基本建设、仪器设备、教学管理、科研管理、考务学籍等信息;另一方面又要根据具体的对象和内容对公开的程度和范围有所限制。这就使高校档案信息管理与传播在具体操作中出现了开放性与保密性相冲突的伦理困境:当公开某一信息会对他人或单位造成消极影响或名誉及经济损失时,是否能够不加限制地公开?当学校或者师生的信息保护权与社会公众的知情权发生冲突时,应该基于什么伦理标准进行研判?等等。