2、语言文字能力

(1)文字表达能力。行政秘书必须具有一定的书面表达能力和写作技巧，必须熟知各种行政文书、专用文书的格式和写法，要掌握必要的行政词汇和交际辞令，要经常学习上级下发的各类文件，除了吃透上级文件精神外，更要学习文件的谋篇布局、遣词造句等方法，要做到“笔能成文、言能明义”。语言表达应清楚明白、言简意赅、生动活泼。要多思多练，日积月累，通过不断的写作，做到文思敏捷、下笔如神，写出的文章观点鲜明，层次清晰。要向上能如实反映事情的真相，向下能准确表达领导的意图。

(2)语言表达能力。行政秘书对领导讲话要简明扼要，注意用词，不能拐弯抹角，含糊不清;对同事或学生讲话要亲近随和，清晰自然，有条不紊。随着二级学院办公室与校内外交流的增加，行政秘书必须提高自身的语言表达能力，包括普通话水平、英语口语水平、言语措词等。要在平时的工作中多加注意，勤于练习，努力提高自身的素质。

三、行政秘书的一些工作优化策略

1、全面掌握学院基本情况

二级学院的行政秘书要对学校和学院的历史做到心中有数，对学校和学院的总体发展规划、现阶段的中心工作和规章制度了如指掌，对各种基础数据熟记于心。尤其是对本系院教职工人数、学生人数、机构设置、学科专业、优势亮点(如特色专业、精品课程、优秀教学团队等)要能了然于胸，这对于日常开展工作有一定辅助性的作用，并能做好领导的左右手，及时向领导提供资料。

2、注意工作方法，提高办事效能

面对繁琐、杂乱的日常事务性工作，行政秘书要讲究工作方法和处事策略。平时要善于把各种事情合理归类，分清轻重缓急，井然有序地去做好各项工作。要把握工作的主要内容，拟定具体的措施，做到全面谋划，胸有成竹。这样做，有利于进一步明确目标，理清思路，提高效率。

3、合理管理日常工作档案

做好日常档案的管理，可以随时调阅所需资料，节约查找资料的时间，提高日常工作的效率。行政秘书应学习和掌握一定的档案学知识，对于日常材料要学会及时归档，分类保管，做到日常工作档案管理规范化。

要想成为一名优秀的高校二级学院行政秘书，首先要把握好自己的角色定位，明确其自身职责，树立良好的服务意识，端正工作态度，勤奋好学，认真掌握工作技能，踏踏实实完成每项工作，为学院发展贡献自己的力量，更好地服务院系行政管理层与广大师生员工。

通过小编为大家分享的高校二级学院行政秘书工作 ，希望对大家有所帮助。