借助以上的认识,电子政务中电子文件的管理就要彻底改变过去传统档案管理中滞后的文件管理观念和方法。变“过去时”为“将来时”,把电子文件的管理延伸到电子文件产生前,即所谓的“前端控制”。其核心内容就是在电子文件产生之前,档案工作者就要对系统建设提出建议。

同时,通过立法授权档案部门监督指导有关单位按法定标准生成和传输电子文件。这样就使系统在电子文件产生时,甚至在文件产生之前就对电子文件进行归档范围的划定、文件价值的鉴定、信息保护形式的选择以及其他有助于认证电子文件凭证性的背景材料等有关记录。

目前全球档案界已就电子档案“前端控制”观点达成了相当广泛的共识,并且正在结合各国不同国情和文化背景制定相应的实施策略。其实,“前端控制”并非电子文件时代的产物,在纸质档案环境中就已经出现了。

如“,纸质文件的规格标准”就是在文件未产生之前去控制文件载体的大小规格。而在电子文件环境中采用“前端控制”,对电子文件的管理具有至关重要的指导意义和新的内涵。从系统论的观点出发,对电子文件的管理进行统筹规划,使之在运行中高度有序化、规范化,是电子文件管理的最佳途径。这一网络时代的“前瞻策略”使得系统设计阶段成为电子文件整个生命周期的三个阶段中(系统设计、电子文件形成、电子文件保存)最为重要的环节。

在这一环节中,文件工作和档案工作的要求一同被嵌入到系统软件中去。今后只要电子文件一形成,电子文件的保管、归档、保护、检索等一系列工作自动完成。整个电子文件的周期自始自终处于高度有效调控中。这是电子文件管理高级阶段,是电子政务系统设计者、电子文件的生成者和利用者、电子文件的管理者和档案工作者共同盼望的目标。

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