手工会计系统中,内部控制的对象主要是会计对象、工作情况、信息处理方法和处理程序等。企业的 经济 业务发生均记录在纸张之上,并按会计数据处理的不同过程分为原始凭证、记账凭证。会计电算化后,会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上,使会计核算无纸化,修改数据不留痕迹。随着电子商务、网上交易、无纸化交易等的推行,每一项交易发生时,该项交易的有关信息由业务人员直接输入计算机,并由计算机自动记录,原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分地取消了,原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了。

手工会计系统中,会出现由于会计人员的粗心大意、疲劳或处理环节过多等而产生的无意识错误。会计电算化系统后,输入数据正确、计算机程序正确和设备正常运转三者具备才能保证财务信息的准确性,如果上述的任何一方出现差错,就会使处理结果错误。现实中,由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改,有时甚至能不留痕迹地篡改,加之数据高度集中,未经授权的人员有可能通过计算机和 网络 浏览全部数据文件,复制、伪造、销毁企业重要的数据。因此,计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性,会计电算化系统中发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大。由于控制方法、对象等方面的变化,企业原有的内部控制制度已不能适应电算化会计系统的要求,因此进一步完善企业内部控制制度已刻不容缓。完善会计电算化内部控制的基本思路为:坚持明确分工、相互独立、互相牵制、相互制约的安全管理原则,建立系统的人工与机器相结合的控制机制,使会计电算化运行的每一个过程都处于严密控制之中。

对于软件本身,由于当前的财会软件都着重开发账务处理与报表管理,对于其它如成本核算、市场预测等功能,开发力度较小,使得在处理此类问题时,不能自动转换数据格式直接使用基础数据,不能充分发挥它的管理功效和预测功能。可以说当前的许多软件只是减少了会计而已,并没有产生真正的经济效益和管理效益。另外,会计软件的修改必须经过周密地计划和严格地记录,经批准后才能实施修改,计算机会计系统的操作人员不能参与软件的修改,权限要控制。

由于存储方式的变化,容易影响会计资料的可靠性。手工会计系统中严格的凭证制度,在电算化会计系统中逐渐减少或消失,凭证所起到的较强的控制功能弱化。在手工方式下,会计资料以账簿、凭证、报表等形式存储于纸张上,增加、删除、修改了的会计凭证或会计账册都可以从会计人员的笔迹和印章上分清责任。而会计电算化将各种信息转化为数字形式存储在磁(光)介质上,凭证、经济业务事项的说明和账簿等大多要依赖计算机方可录入、阅读或查询,其直观性较差,并且修改、删除和拷贝均不会留下任何痕迹,有些业务可能不被打印出来,因此极易被篡改而不留痕迹。另外,数据集中在磁(光)介质中,一旦发生火灾、被盗、感染病毒等,容易造成数据丢失。

通过计算机舞弊的犯罪分子大多是单位的程序员兼计算机操作员。会计电算化所要求的完善的人员职能控制制度就是适当分工,明确规定每个岗位的职责,以防止对处理过程的不适当干预,系统操作人员、管理人员和维护人员这三种不相容职务相互分离,互不兼任,以减少利用计算机舞弊的可能性。

编辑老师在此也特别为朋友们编辑整理了浅谈电算化条件下的内部会计控制。

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