高校的部门立卷制度给档案工作带来了一定的成效，在进行高校基建档案部门立卷时，一定要确定基建档案管理工作的兼职档案员。在学校的基建部门设立一位基建档案管理兼职档案员，并建立起一个高效的基建档案管理工作网络。要确保基建档案兼职档案员具有一定稳定性和一定的基建档案工作时间。因为，基建档案与别的档案部门不同，它的难度之一，是涉及的部门和人员较多，只有确立一位尽职的基建档案兼职档案员，才能确保高校基建档案得到规范的管理。配备的兼职档案员应具有较高的思想道德品质、扎实深厚的文化素养、严谨的思维能力和熟练的专业技能。此外，基建档案员还应具有一定的稳定性。学校还应该为档案员提供学习培训的机会，不断提高档案员的理论和业务水平。
3加大基建档案的数字化建设步伐
首先，文档信息化给档案事业带来了新的变化。随着办公自动化和计算机网络的飞速发展，文档信息化已成为近年来我国档案界的“热点”话题。由于计算机网络通信技术的迅速发展与普及，文档信息的存储、加工、传播及利用也发生了前所未有的变化，文档信息化给档案事业带来了深刻的变化，文档信息化带来了新的档案形式。在以往的档案形式中，档案的载体和信息都是一体的，信息并未获得独立的地位。而电子革命使档案在本质上取得了独立的地位，给我们带来了新的管理方式。传统档案管理是一种物理管理，而电子档案是一种逻辑管理。高校应加强硬件建设，努力实现档案管理现代化。先进的档案管理条件是提高档案利用率的基础，它具有操作简便、查询搜索快捷、统计功能强大、存贮安全等优点，能提高工作效率和质量，把档案管理从传统的“手工劳动”中解放出来，使广大利用者足不出户就能享受到方便、快捷的服务。作为高校档案中的重要组成部分的基建档案管理，也应顺应时代的需求，向信息化、数字化管理快步迈进。
其次，合理有序地进行基建档案管理信息化。保障相应的硬件，如电脑、打印机、传真机、扫描仪、服务器等是进行高校基建档案信息化管理的前提。目前的高校档案部门往往有这些硬件设施，但数量和质量不太符合档案管理需求，经常发生电脑不够用或是服务器容量太小等情况，影响档案的信息化管理和档案的利用。因此，在配备硬件设施时，应有超前意识和预见性，配备合适的档案信息管理软件和计算机专业技术人员。
高校基建档案对于高校发展有着重要的意义。首先，高校基建档案在高校建设中可反复多次利用，是提高设计质量及经济效益的最佳途径。其次，基建档案是高校建设管理中的历史凭证，在维护学校权益和学校建设方面的作用无可替代。最后，基建档案在高校建设中具有增值作用。通过对基建档案的利用，在各种生产实践和经济活动中可以直接或间接地起到增值作用，随着时间的流逝其历史参考价值会越来越大。对高校基建档案存在的问题进行研究，得出切实可行的对策，提高基建档案管理水平，使高校基建档案的管理与时俱进，是摆在每个档案工作者面前的十分必要和迫在眉睫的任务。