(一)电子文件的特点

电子文件实现了快速检索查询，提供重复利用，减少档案利用人员工作时间，提高生产，同时减少对纸质档案造成的磨损，有利于保护纸质档案。减轻电子档案管理人员的劳动量，提高档案管理的工作效率和水平。但电子文件具有不稳定性，1、所依赖的软硬件不稳定性。现在计算机软、硬件系统更新换代快，尤其是软件系统。几年的时间就出现新的电子文件存储的数据结构变化而需要转换的问题。2、载体的不稳定性。从磁带到磁盘、光盘电子文件的载体也在发生变化，有的载体寿命短，不易长久保存。3、电子文件具有可改性，经更改后除与原文对照，否则不能确定是否更改，其真实可靠性远不如纸质档案。4、容易被损坏。如碰撞、电磁干扰等都容易造成全部数据的不可用。

(二)电子文件的主要内容和格式

水利水电工程的电子档案包括文书文件、工程文件、音像文件、照片文件、设备文件等。文书文件主要有来往文函、会议、简报、经营管理、人劳、审计、技术、监察、党群、工会等，工程文件为立项审批、勘察设计、工程管理、施工管理、竣工验收、科研试验、设备等文件，所形成的文件为微软办公系统的Word、EXCEL文件，图像文件主要为以前实物照片的扫描文件及数码相机所拍摄的照片，形成文件为JPEG格式，图形文件主要为工程的设计图纸、竣工图纸等，为AutoCAD软件所产生的DWG文件格式，影像文件记录工程开工到完工所产生的所有影像资料，有国家领导人、上级部门、国际友人的视察、工程建设的重要施工过程等。

数据文件为工程项目的内外观变形监测、地震观测数据等，其保存格式有SQLSERVE、ORACL、ACCESS、DBF等数据文件。实物电子文件档案为对实物照相后形成JPEG格式文件。

四、电子文件的归档(移交)

在电子文件归档过程中，各归档单位要按电子文件移交目录及有关说明归档(移交)，填写电子文件登记表、电子文件元数据表，主要内容有：工程名称、文件编号、题名、形成时间、计算机型号、操作系统名称、应用软件名称及版本号。电子文件载体要求为光盘，并刻录为一次性只读。这是因为光盘既具备大容量和低成本的优点，又是一种可以移动的存储介质，并且不能被修改。 　　要求各归档单位归档时以项目为单位进行组盘。即一个项目应刻录在一张或多张光盘上，但不能1张光盘刻录2个及以上的项目电子文件。光盘刻录后，应在每张光盘上贴上标签作好标识。存储归档电子文件的载体中除存有归档的电子文件外，还应同时存有相应的的说明文件和电子文件目录，说明文件为纯文本文件，其内容包括对工程概况和电子文件归档说明等。说明文件内容包括案卷名称、档号、形成时间、电子档案份数、归档时间等。

五、电子文件利用及管理

(一)电子文件的保管和转换

根据电子文件归档与管理规范，“把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。”为了更好的使用，我们采用一档三存的办法管理电子文件，即一种电子文件三种保存办法，即保存了原始文件的原始性，又使使用者能正常使用。由于光盘多次使用易磨损，易造成无法读取数据，因此，我们只要求归档单位交两套光盘保存，为查阅及管理方便，我们使用了大容量移动硬盘，考虑到兼用性问题，硬盘格式化为FAT32格式，然后将光盘的数据拷贝到硬盘中，按档案编号建立文件夹，这样，减少了光盘的磨损，也不用从大量的光盘中寻找，而且硬盘容易组织数据，体积小，节约了大量的时间。