由于所移交的文件材料都是原始形成的文件，需要相应的软件才能打开，尤其是专业性强的软件，价格昂贵，软件不可能保存在档案馆，有些软件因其他原因造成原格式不再支持等，为避免这种情况，因此我们使用了第二个移动硬盘，对第一个移动硬盘数据的进行转化，使其在没有专门软件的情况下能被所有的人察看，转化如下：DOC和XLS文件格式转为TIFF或PDF文件，CAD图纸转为JEPG图形文件，将所有的录像带转为AVI格式电子文件，文件命名由三位阿拉伯数字加录像内容组成。对于观测等数据资料，我们要求移交单位对重要的数据资料转化为DBF数据文件，并使用纯文本文件对DBF文件的格式进行说明并保存在同一目录下。
(二)电子文件的借出
由于电子文件的易更改、可复制性。电子文件可以在不同的计算机之间传递，也可以在不同的载体之间相互复制。对一些不适合流转的电子文件，在借出后容易造成在网上流传，而且不能找到源头，而且损害了本单位的产权和利益，为使每个借出的人员提高保护本单位知识产权的意识，在借出电子文件时，除填写表格和单位领导签字外，对重要有价值的电子文件形成图片后加水印处理，写上借阅单位及时间，这样，提高了借阅人员对电子档案的保护意识，维护本单位的利益。
六、对电子文件归档及利用的建议
(一)国家应制定处理电子文件的格式标准。为了使电子公文文件能够超越操作平台、超越软件系统而被准确地识读，就需要国家制定统一的标准格式，使其不依赖于原来的设备和软件更新的影响，降低对设备的依赖性。从目前看应制定以XML语言为基础的字处理文件的格式是比较好的选择。
(二)根据电子文件归档与管理规范，特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。这样会造成软件一起归档，使用者怎么使用，软件所依赖的操作系统、硬件设备又如何归档是值得研究的问题。
(三)从目前看Adobe PDF格式文件是很好的文件保存格式，PDF 文件具有跨平台、高压缩、适合屏幕阅览及网络传输，PDF格式已得到公认，适于在不同计算机平台之间传送和共享文件的一种开放式电子文件格式，因此也可作为电子公文归档的一种选择格式。