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浅谈如何加强高校基建档案管理

高校基建档案是高等学校在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体等材料。它既是建设过程的真实反映和记录，又是建设发展的重要基础和依据。近十几年来，我国的高等教育发展较快，随着国家对教育事业的重视，国家对教育的投入逐年递增，高校的基本建设进入了高速发展时期。此外，高校的合并与重组，是20世纪末、21世纪初，我国高等教育发展体制改革的重要举措，就连一些著名高校也加入了合并的行列。从1999年到2004年期间，合并调整后的高校数目达到416所，原有612所高校合并组建为250所，数量之大，空前少有。高校建设离不开基建档案。随着高校基本建设的高速发展，高校基建档案管理工作如何在新的平台上发挥应有的作用，是摆在高校管理层和档案工作者面前的新课题，这已成为高校基建部门和高校档案部门工作的重要组成部分。

1我国高校基建档案管理的现状

1.1档案意识淡薄，材料收集不齐全。档案部门的宣传力度不够，导致高校的基建部门以及主管领导对基建档案工作重视不够，造成一些基建管理人员档案意识淡薄，存在“重建设，轻档案”的思想，基建档案材料收集不齐全，案卷管理不规范的现象较普遍。

1.2制度不严，缺少保障措施。虽然《普通高校档案管理办法》颁布实施了多年，但是，许多高校没有制定相关基建档案的收集、管理制度;有些高校所制定的基建档案因政策水平的差异而大相径庭;有的高校的规范、制度甚至只有大致框架，没有细则，造成基建档案工作没有纳入年度工作计划、岗位责任制及考核范围。保障制度的缺失，表现在经费保障问题上。基建档案管理和其他类别的档案管理一样，需要专用的设备和经费支持，但学校每年用于档案的专项费用很少，使基建档案管理缺少必要的设施和设备。保障制度的缺失还易造成人员配备的不足。

1.3归档的基建档案质量不高。从已归档的材料中发现，基建档案的材料普遍质量不高，如图纸的清洁程度、整齐程度等。有些图纸不是原件，而是复印件;有些图纸上有任意涂写等情况。档案的信息化程度也普遍低，在已归档的基建档案中，一般学校只能做到“目录级”的管理，即只能在档案信息管理系统上检索到目录，而没有相应的电子文件。还有的学校因为未能进行部门立卷制度，只是上交材料，需要档案部门进一步整理。

1.4档案载体不丰富。按规定，施工过程每个阶段均要留下照片或是电子文件，但实际情况是，要么特殊载体的材料匮乏，要么没有相应的材料，给学校造成不可弥补的损失。

2完善高校基建档案管理的对策