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探析从高校评估看高校档案工作的创新

【论文关键词】高校评估　档案管理　档案信息化　创新

【论文摘要】高校评估与高校档案管理是一种相辅相成、互为基础、相互促进的关系,高校档案是高校评估的基础和支撑，高校评估促进高校档案建设。在高校评估背景下，高校档案信息资源普遍反映出“少归”“多归”和 “乱归”等不规范和不科学的现象,只有对传统档案工作从观念和管理方式方法方面进行创新，才能适应高校评估的需要。

高校评估与高校档案的关系

高校档案是高校评估的基础和支撑。评估专家获取受评高校信息的途径有两条。一是获取按评估指标体系整理、汇编的背景材料和支撑材料。这些材料大多来自馆藏档案。二是通过调查访问、现场听课、听取汇报、民意测评等形式直接收集评估信息,但由于受时间、人为因素的影响，此种途径获得的信息可能只是反映局部、暂时的表面现象。有些内容的评价单凭直观的现场考察、座谈、走访是无法了解高校全貌的，最终都要以高校各级档案部门提供的原始材料为依据。高校档案是评估专家对受评高校作出符合实际评价的原始依据,评估专家进校考察评估,除了看到听到的现实情况外,大部分时间都是通过审阅自评报告和查阅各种档案资料来了解受评高校的情况,如果档案材料充实而完善达到真实性和完整性的统一,再辅之以调查、走访、民意测验等就可以对教学管理水平作出准确的评价,反之一些单位不注意平时档案材料的积累，档案材料不完整、不齐全、那么就会影响评估结果。

高校评估促进高校档案建设。高校评估极大地提高了人们的档案意识，增强了档案工作的责任感,高校评估的结果直接关系到高校的前途和命运，关系到高校的社会声誉和社会地位，关系到高校未来的发展，关系到广大师生员工的切身利益,而影响高校评估结果的直接因素是高校档案。高校评估推动了高校档案工作的科学化、制度化和规范化,高校档案在评估中的全面亮相既有助于检阅高校档案工作的成就，更便于及时发现档案工作的不足，从而制订相应的规章制度、规范，促进档案工作不断向科学化、制度化和规范化的目标迈进。其中，高校评估更加快了高校档案工作信息化进程，各校需要在较短的时间内向评估专家提供大量的关于教学、科研、党政管理等方面的支撑材料,受评高校如果还是使用传统的管理和服务模式就不能进行快捷高效的检索和及时调用各种档案资料，影响评估专家的正常工作，也会给受评高校的评估结果带来不利影响。因此，只有加快高校档案工作信息化建设的步伐，才能适应高校评估工作的需要。

2高校评估反映出高校档案资源的问题

高校评估虽是对高校教学水平、教学质量进行的检查评估，但无形中也对高校档案工作进行了一次全方位检阅。在高校评估背景材料和支撑材料准备过程中，不难发现绝大多数高校的档案资源普遍存在着“少归”“多归”和 “乱归”等十分严重的现象，严重制约和影响了高校评估工作的顺利开展。

“少归”导致档案信息资源缺失。高校档案部门大都能提供上级教育主管部门的文件材料和校级重要管理文件，但提供其他方面的档案材料可能会有困难，档案不完整普遍存在。其原因是：第一：高校档案人员认识上的偏差和对档案宣传的不到位，导致高校个别单位和个人负责的重要档案常用资料舍不得移交;第二：高校档案部门对归档制度监督不够，使得归档单位未按归档范围收集资料，有的重要的资料漏归而未被发现，时间久了这些重要的档案资料也就“不翼而飞”了;第三:高校管理机制尚不完善。如校领导参加重要会议的文件未进行登记和纳入管理流程致使文件丢失。