目前新建本科院校档案馆虽然已购置了计算机、打印机等设备，基本实现了收集、整理、编目、检索等主要服务功能的计算机管理，但档案信息网络化建设还任重道远，多数新建本科院校的教学档案不全、不实，漏洞甚多，即便是档案整理工作也存在着诸多问题。

(一)档案规章制度滞后，管理体制陈旧

一般高校的档案馆已基本形成自成体系且成熟的档案管理系统，本身已有准确的定位。新建本科院校虽然学校级别提升了，但档案工作的层次却没有随之提升，人员的配置仅能应付日常的档案收集、整理、归档、利用等工作，基本无暇顾及高层次方面工作的开展，有少数新建本科院校甚至还没配置专职的档案人员，仍由文书人员兼任。虽然多数新建本科院校制定了教学档案规章制度，但有些规章制度没有及时修改和补充，已无法满足新形势的需要。同时，这些新建本科院校的档案室又面临着新情况、新挑战，需执行本科院校的新规定，档案工作的开展处于尴尬的两难境地。

(二)档案管理不规范，多缺漏、遗失现象

教学档案的管理是一项复杂的工作，它需要严格的制度规范和科学的管理方法。教学档案的产生、收集、整理、利用等运转过程，应当依据档案法规和标准实施科学化的管理。由于高校教学档案涉及范围广、工作量大，加之人们的档案管理意识较为薄弱，致使相当部分教学档案材料的收集存在着一定的漏洞，造成大量的档案缺漏、遗失现象。而已有的档案也存在着许多问题，诸如：归档不及时、分类不规范或者收集不完整等，其共性特征表现为：重收存，轻整理;重共性材料，轻个性材料;多头归档，重复设档。这些现象严重影响了档案效用的发挥，并给日后档案的鉴定、保管及库房的承载空间带来压力，造成了不必要的人力、物力和财力浪费。

(三)档案信息化程度偏低，资源开发利用不够

当今电子化档案信息已日益成为信息服务的重要载体，档案信息化程度偏低将会直接导致教学档案资源的开发利用效率不高。教学档案管理由于涉及的专业多、课程杂、范围广、内容繁，各教学部门若缺乏整体规划，各行其是，各自为政，则会给全校在档案管理、数据查找、资源共享等诸多方面造成极大的不便。如果收存的档案不积极地开发利用而束之高阁，就会失去档案自身的价值。同时，教学档案利用的好与坏，也从一个侧面反映了高校办学水平的高低。

三、如何优化新建本科院校教学档案的管理

教学档案是高校档案的重要组成部分，其作用十分重大。优化和加强高校教学档案的管理，是新建本科院校档案建设工作重要的一环。

(一)高度重视，建立健全教学档案管理制度

教学档案是高校教学工作情况的真实具体反映，是衡量高校教学水平的重要依据。由于档案工作自身的性质和特点，档案部门常处于被公众所忽视的位置，新建本科院校各个部门应高度重视档案工作，在人员和经费上加大投入，建立健全教学档案管理制度，加强档案工作的宣传，把档案信息资源网络化建设纳入学校的议事日程和整体发展规划，使档案工作的发展与学校的教学科研等各项工作的发展同步前进，使档案机构设置、库房建设、技术人员配备以及档案现代化必需的经费和技术装备等真正落到实处。档案管理工作只有在高校管理中得到重视，达到档案管理质量的提高，才能更好地为教学、科研以及各项工作服务。 　(二)清理补充，作好现有教学档案的分类整理

高等学校教学档案资料的收集、整理、归档、统计、分析等工作是个连续性的动态管理过程，其管理的效能直接影响着档案材料的质量[3]。目前，新建本科院校的教学档案尽管存在着材料缺失和管理混乱的情况，但仍然储藏着大量的本校教学方面的原始资料，需要我们去挖掘、清理，并有针对性地进行整理、分类和必要的补充。教学档案的分类必须遵循教学档案形成的规律，尽量保持教学档案的完整性和系统性。常见的分类方法有两种：一是时间分类法，以年代来区分、排列、管理档案，强调档案的时间特征;另一种是性质分类法，即按照材料内容所反映问题的性质来分类。最常用的方法是将两者结合起来，即在体现一定的时间性的基础上按教学档案的性质分类，既展示历史与时序交替的过程，又保持档案资料内在特征的有机联系，使整个案卷组成一个有机整体，同时，各部分又具有相对独立性，从而建立一个“完整、准确、系统、安全、有效”的档案体系。

(三)重视培养，加快档案技术人才队伍建设