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解析基建工程项目中档案资料的管理与监控

论文关键词:基建工程　档案　监控

论文摘要:基建工程中相应的档案管理至关重要,档案管理渗透于建设整个过程,地位特殊。本文就管理以及监控中的不足,提出了应对策略。

基建档案在整个企业档案中有着非常重要的地位,对档案资料进行管理与监督,虽然对工程建设没有直接影响,但是却贯穿于整个建设过程中的方方面面。将基建档案管理好,能够为企业之后工程扩建、设备检修、技术改造等提供齐全并且真实的资料。因此,对基建中档案的管理以及监控加以重视十分必要,想要提高档案的真实性与可靠性,应当与基建进度保持同步对项目中涉及到的环节采取高效监控,确保档案资料的管理以及监控紧跟工程建设的步伐。

一、基建工程项目中档案资料监控以及管理中的不足

对工程中的档案资料进行管理,实际上即对工程施工整个过程里涉及到的相关资料进行收集、整理、进行合理编制并且归档、保管。因为工期较长,因此资料的形成也需要较长时间。项目方面有些工程较多,并且分散面广,由于动态管理而使人员流动性高,相关责任较难落实。

1.1资料收集不够全面

例如,某些工程上的设计有变动,在编制资料的时候,只将变更通知书进行记录,却未对相应的施工进行记录;某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并没有核定审批意见;部分交接验收记录没有签认手续等。对基建工程中档案进行管理是有序管理以及动态控制高度结合的工作,必须以实事求是、科学严谨的态度严格执行。

1.2资料不够准确

资料上的随意性比较严重:对相同工序检查出的数据,按照其相似的数据填到了另外的同类工序中而缺少必要的检查;部分监测数据在所允许的误差范围内,害怕数据受到质疑,便填了一些留有余地的数据;引起不必要的麻烦;有的人以为只要检查得出的数据在相应的误差范围内即可,便随意填了一些看起来很合理的数据。准确性的档案体现出自身价值的关键所在,必须本着严谨、负责任的态度来认真落实。

1.3收集与整理不够及时

对工程对应的档案资料进行管理应当从合同签订完成后准备开工时就着手,如图纸会审纪要以及开工报告等,对于施工过程,根据规定对其及时予以规范记录,努力做到开工有报告、进场有合同、变更有手续、验收有根据、施工有记录、对照有标准,每一个环节都应当及时、到位。实际工作中,却离上述要求有较大距离,记录往往延迟,之后补“回忆录”的现象较为普遍。

二、管理以及监控措施

2.1与工程建设同步,进行全程监控

2.1.1及时对相关人员进行培训,提高工作质量

一切工程合同中都对其档案的移交进行了明文规定,施工单位作为档案的最直接的接触方,施工单位能否适应档案管理相应的要求以及标准,树立档案意识等都会对档案的质量产生很大影响。有些单位仅仅较为重视入厂安全,却缺乏档案管理方面的培训。因此,必须及早对相关监理人员进行培训,树立档案思想,这样才能够确保资料能够收集齐全并且质量较好。同时,对施工单位相关人员开展文件整理、档案管理、交工技术等培训,加强建档以及归档意识,熟悉其归档要求、收集范围、整理标准等。

2.1.2资料分发时必须加强监控