口述档案工作区别于其他类型档案工作的一个显著特征是具有很强的计划性。在制定科学、合理的工作计划之前，必须对本单位保存的档案及散落在各级档案馆的档案史料进行充分的调研，了解并熟悉所掌握史料的每一个细节，善于捕捉和发现与口述历史资料有关的有价值的线索，确定哪些材料是完整、准确的，哪些档案还有待补充完善，哪些内容的真实性亟待澄清，这是一项需要花费较长时间和较大精力的细致工作。在完成上述工作之后，需要制定一个工作计划表，根据实际情况，明确轻重缓急，有步骤、有针对性地列出每一项工作的时间表，时间安排得越详细越周密越好，要尽可能地考虑到访谈过程中可能发生的状况以及需要采取的对应措施，可准备几套备选方案，应对突发状况，以便有效地控制好每项工作的时间周期。
同时，要根据口述史料的内容，确定口述者的名单。口述档案是运用现代化技术如录音、录像等存储手段，通过与口述者进行面对面访谈形成的，因此，必须对口述者的主要经历等进行了解，熟悉他的作品及其相关文章，要对所需要获得的历史背景知识有所了解;对于某些专业人士，还需掌握其专业领域的相关知识，以便于沟通并掌控整个采访过程。接下来的工作就是针对每一位受访者，拟定访问提纲，这是访谈成功的关键一步。将介绍信及拟好的采访提纲当面呈送给受访者，给他们预留充足的时间，让其对讲述内容做好充分准备，并告知具体访谈时间、地点及每次所需的大概时间。在确定好相对固定采访小组成员之后，还要对必要的设备进行准备。
2.实施具体的采访工作
具体的访谈过程包括提问、倾听和记录三个部分。应做到善于提问、注意倾听、准确记录，要正确处理好三者之间的关系。
根据已经拟好的提问纲要，如何在最短的时间里将受访者带入最佳的谈话状态中，十分考量采访者提问的艺术。通过巧妙的提问，将受访者的情绪充分调动起来，使表述的内容逐步深入。对于年事已高的老同志，为避免其过度的劳累，可每次限定时间或一个主题。如果受访者叙述的内容与所谈主题渐行渐远，要及时将话题转移过来;或者由于情绪、时间等原因，讲述者遗漏或误讲一些重要细节，要选取适当的时候再次进行访谈以进行更正、补充。
采访者要以饱满的情绪、专注的神态倾听对方的讲话，让对方在一种放松、自由的状态下讲述，并始终如一地保持较好的讲述激情，要尊重对方，不要随意打断对方的讲话，以免其思路受到影响。要仔细品味和随时捕捉讲述者的内容，善于发现新的问题并及时提出，与对方形成良好互动，徐徐引出更多新鲜话题。
除了利用录音笔、录像记录外，采访者还须准备一册谈话记录，上面注明受访者的姓名、采访时间、地点、采访内容、摘要等以备忘。
3.整理采访记录
要根据采访的录像、录音，将其整理成文字稿，交由受访者审阅并签字。
我们有理由相信，随着时间的推移，口述档案会越来越多地走入我们的生活，成为人们关注的话题和焦点。正如北京大学温儒敏教授对口述历史所评价的那样：“这种史学撰写有着更为浓厚的原生态特色，摆脱了以往史学研究的呆板僵化，因而更加生动鲜活，同时更多的人开始认识到这种口述历史悠久的学术价值，而不是仅仅视为一种采访。相对于纯粹的回忆录和自传，这种口述历史多了一种真实到可以触摸的毛茸茸的感觉”。