确定了类目，按其中的每一条款准备一个卷盒(或卷夹)，并做好标识，贴在准备好的卷盒背上，卷盒按条款的顺序排放，将处理完毕的文件或收集上来的资料“对号入座”，归入相应的卷盒内，以备查找。

四、注重收集方式与方法

1.平时收集。根据文件材料的承办、形成运转情况，在办理完毕后，应及时收集。如收文、发文;请示、批复;学校与有关单位及个人签定的各种合同、协议;开学典礼、毕业典礼、运动会等各种会议材料。 2.定期收集。对于平时收集有困难的各种文件材料，应根据其形成的实际定期适时收集，以防散失。如每学期的计划、总结、大事记，教研活动记录、各类专题讲座、党代会、团学代会等。

3.年终收集。每年年终时，各处(室)领导和业务人员对应归档的文件材料进行一次大清查、清退，移交给负责立卷归档人员，以保证应归档文件材料齐全、完整。如：职称评定材料、教职工名册、党员名册、各类师生奖惩材料、修订的规章制度、学校及各系、处(室)在各项工作、活动中形成的计划、总结、报告和活动过程的资料等。

五、确保档案收集效果

档案收集工作要做到两点：一是档案材料收集要及时、齐全、完整;二是要确保收集的渠道畅通，信息灵敏。作为学校的档案管理员，在档案收集工作中，必须具有参与意识，能够像“记者”一样，随时关注学校大事，在日常实际工作中，与学校领导、各处(室)加强沟通与交流，做到“三勤”：一是嘴勤，工作中，每当校领导或各部门负责人外出开会回来，档案管理人员要及时询问他们有没有带回来要归档的文件，以便及时登记保存，防止遗失。二是手勤，校领导或上级领导在会议上的讲话稿件要及时收集，必在时要做好讲话记录，会后认真整理形成讲话稿，再一并归档。三是腿勤，对学校重大活动形成的材料，待活动结束后，要主动收集归档，确保及时、齐全、完整地收集各类文献资料。

档案的价值在于利用，为教学第一线服务，为社会服务，在搞好学校档案收集工作的同时，要进一步加强学校档案信息资源的开发与利用，采取多种形式和方法，加强档档案的提供利用工作，让档案信息资源更好地为学校教学和管理工作发挥更大、更好的作用，通过主观努力把档案服务提高到一个新的水平，为学校的发展做出应有的贡献。

参考文献：

[1]王莉.谈学校档案管理现代化建设[J]镇江高专学报2003，16(4).

[2]刘索珍.中职学校教学档案管理工作初探[J]卫生职业教育2005(17).

[3]代利利.加强学校档案管理[J]阜阳师范学院学报2005(5).

[4]周枫，辛梅菊.做好学校档案管理工作初探[J]山东档案2005(5).

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