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民族医学院校档案工作在协调中创新发展之探析

【关键词】 民族医学院校;档案工作;组织和管理

民族医学院校档案工作是一种默默无闻的幕后辅助性工作，因而常常被人忽视，但档案工作又是学院领导决策、事业发展不可缺少的重要组成部分。随着信息化社会的到来，档案开放性要求越来越高，档案工作内容越来越细，从对传统档案的保护到新型载体的应用，从档案史料的分析研究到现代生活、工作需要的档案咨询，档案工作不断拓展，工作的空间越来越大[1]。如何使民族医学院校档案事业做到创新发展，是档案工作人员义不容辞的责任。我院综合档案室既是档案工作的职能部门，又是永久保存和提供利用各类档案的科学文化事业机构，在履行档案管理职责过程中经常要与各职能部门发生关系，协调工作的好坏直接影响学院整体档案工作计划的实施。因此，笔者认为协调是档案管理工作的一项重要内容，其水平高低直接制约着档案事业的健康发展，在此浅谈几点建议措施。

1 不断创新学习是提高协调能力的基础

现在已进入信息时代，学院档案工作要适应新时期经济社会发展的需求，服务经济建设，服务学院发展。面对接收保管的档案内容、数量、种类、载体等越来越多，越来越复杂，档案工作人员必须更新观念，树立创新意识，适应时代变化的速度和节奏，最大限度地满足利用者的档案信息需求[2]。并加强创新学习，认真学习实践科学发展观，努力钻研档案业务，充实协调基础，不断提高档案综合管理技能。在创新学习中修养语言艺术，提高个人素质，在日常档案管理工作中尤其重要。学院综合档案室主要面对教职工和学生，这一群体的特殊性，对档案工作者在做好协调工作中提出了更高的要求。因此在日常工作中要特别注意语言、语气及礼貌用语，对到档案室要求提供服务的人员，不论职位高低，都应一视同仁，以热情、诚恳的态度对待每一位查阅和咨询者。并根据不同对象的喜好、个性，尽量用讨论的语气，在讨论过程中做到真实、诚恳、和谐，使双方感到满意和信服。另外，电话联系方式也是日常档案管理工作中常用的方法之一，要坚持用“您好”开头、“请”字在中、“谢谢”结尾等礼貌用语，使对方理解和支持您的工作，有利于树立档案人员和档案部门的良好形象。

2 发扬团队精神是提高协调能力的保证

坚持为学院领导服务、为教学科研服务，为全院师生员工服务是学院综合档案室的根本指导思想。档案工作是一项涉及全院各职能部门的专门性业务工作，档案管理工作者要主动深入各部门熟悉情况、收集材料、指导业务、对外交流等，不仅要和本单位的人打交道，而且还要经常与各兄弟院校甚至机关、企、事业单位的同行探讨业务及进行学术交流活动。这就要求档案人员要善于社会交往和灵活处理各方面的关系，增强协调和协作意识。比如在实际工作中，经常遇到部分职能部门领导及各处室兼职档案员因工作变动的关系，由此出现工作步骤不协调，没有按规定时间移交合格档案，影响学院档案工作计划实施。这时专职档案人员要深入调查，积极协助，解决职能部门的实际困难，使档案部门和职能部门之间合作协调融洽。档案室工作人员还必须在思想上和行动上统一起来，树立服务、协作的意识，与时俱进，开拓创新，积极奉献。要善于处理好个人和集体等关系，互相配合，互相支持，形成一个召之能来、来之能战、战之能胜的团队，使团队精神发扬光大，协调能力增强，推进学院档案工作的健康发展。