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区县专业档案管理及归属流向的探析

2013-01-10

以各级国家综合档案馆为主、专业档案馆和部门档案馆(档案管理中心)为辅,健全、完善我市档案馆网布局,合理设计、统一规划全市专业档案资源的归属与流向。从全市档案事业统一领导、分级管理、条块结合的层面,构建“结构合理、分工明确、关系协调、管理科学、具有安全保管与充分开发档案信息的能力、为社会各方面提供优质服务”的档案馆群,形成各类国家档案资源建设协调发展的格局。

1、设立若干专业档案馆

专业档案馆是按专业设置的,收集和永久保管特定领域或者特殊载体档案,并向社会提供利用的档案保管机构。《全国档案馆设置与布局方案》规定,省(自冶区、直辖市)以及计划单列市、特大城市设置哪些专门档案馆,按照重点加强各级国家综合档案馆的原则,由同级档案行政管理部门负责统筹规划,报同级人民政府批准,并报国家档案局备案。

目前,我市设置的城市建设档案馆,是收集、管理和永久保存城市规划、建设有关档案的专业档案馆。还可以根据需要设立若干专业档案馆,收集、管理和永久保存特定领域或者特殊载体的档案,以加强专业档案的管理与建设。

2、设立若干部门档案馆(档案管理中心)

部门档案馆是专业主管部门所属的,收集、管理本部门及其直属机构档案的档案馆。《全国档案馆设置与布局方案》规定,省(自治区、直辖市)以及计划单列市、特大城市的有关专业主管部门,根据实际情况需要设馆的,由同级档案行政管理部门按照重点加强各级国家综合档案馆的原则,统筹规划并报同级人民政府批准。

目前,我市设有国家安全局档案馆,收集并永久管理本部门及直属单位形成的档案。《北京市档案馆设置和布局方案》规定,市高级人民法院、高级人民检察院、公安局可以设置本部门档案馆,收集管理本部门及其直属单位形成的档案。其中具有永久保存价值的档案,在本部门档案馆保存50年后向市档案馆移交。某些形成专门业务和科学技术档案数量大的市专业主管部门,可以成立本部门档案馆,收集管理本部门及其直属单位形成的有关档案和资料,但其在行使国家行政管理职能活动中形成的党政领导和行政管理等具有永久保存价值的档案,按规定向市档案馆移交。

可以考虑设立市公、检、法部门档案馆,并在其他实行垂直管理的市专业主管部门,如工商行政管理局、质量技术监督局、药品监督管理局、国土资源管理局等部门,设立部门档案馆,收集、管理本部门及其直属单位形成的有关档案和资料,以及由所属区县分局形成的需要按行业整合的专业档案。其所属的各区县分局在行使国家行政管理职能活动中形成的党政领导和行政管理等具有永久保存价值的文书档案,仍按原规定向区县综合档案馆移交。

3、在区县专业主管部门设立专业档案管理中心

可以考虑在专业档案数量大,增幅快,整理、鉴定和利用方式特殊的区县立档单位设立由专业人员直接控制和使用的专业档案管理中心,实施集约化和过渡性的专业档案管理,接受本单位档案行政管理部门的监督。对其保管的已失去现行管理功能、需要作为历史记录长久保存的档案,应当向本单位综合档案室移交或通过综合档案室向档案馆移交。

设立若干市和区县专业主管部门档案馆或专业档案管理中心,一方面是根据专业档案对于形成者具有突出的现实管理意义,及专业档案作用领域的有限性和作用对象的稳定性等特点,把具有现实使用功能和工具意义的专业档案置于最需要经常查找、利用的场所,保证专业档案特殊利用对象频繁利用的需求;另一方面,通过规范各类专业档案的终极归属和过渡性保管职责,把专业档案管理纳入国家档案资源管理与建设的整体格局中,通过专业档案管理机构的积累、整理、编目、鉴定等活动,为最终把具有长远历史研究价值的专业档案移交给综合档案馆打下良好的基础。随着国家政务公开工作的推进,各类专业档案保管机构也必将根据有关法律、法规的要求,在各自的范围内履行向社会提供档案利用的职责。

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