首先，定期主动发布档案信息。档案部门作为目前现行文件服务的重要主体，并实际参与了政府信息的管理和服务，应该加强与国内外政府信息发布和服务的衔接和合作，定期发布关系到国计民生的重大档案文件信息，降低利用者获取档案的时间成本和机会成本。比如在美国，所有的政府公开信息以及几百种政府表格都已经在网上发布，并提供下载服务。档案信息发布服务的基本形式应该是文件方式和数据库方式，以文件方式组织的档案信息主要可以由文档文件、图像文件、音频文件、视频文件等四种类型。运用数据库方式进行档案信息发布，主要是利用了数据模型对信息进行规范化处理，利用关系代数理论进行了数据查询的优化，从而大大提高了档案信息数据的可操作性。

其次，集中整合相关档案信息。随着社会经济管理活动的不断发展，提高“效益”的思路本身在经济学领域发生了重大变化，它的最初思路是有投入才能有产出，降低投入提高产出才能提高效益。到20世纪30年代，出现了以提高资源配置率为核心的第二种效益观念，即指投入不变，配置得好收益就会增加，效益就会增长。这对于档案利用效益的提高极具参考意义。单纯通过降低档案利用成本投入来提高档案利用有效性的方法不仅不符合档案部门效益隐性化、社会化的具体情况，即使在可以量化的经济生产部门也是一种落后的思维定式。因此，从控制成本的投入，尽力提高管理成本的资源使用率和加快档案信息的传播使用速度方面来保障档案的有效利用，是现实可行的明智之举。

二、提高档案利用收益/效果

档案有效利用必须重视对利用者需求的研究，以档案利用者满意度和需求满足程度作为衡量利用收益和效果的现实指标。因此，提高档案利用收益可以重点关注利用者需要什么内容的档案信息，以及如何进一步正确引导和激发扩大利用者的利用需求。

1、收集与利用者需求匹配的档案信息

档案利用者的满意度是档案利用收益的客观体现，直接取决于需要利用的档案与实际提供利用的档案之间的匹配程度。档案部门在收集能力有限而利用者需求无限的矛盾情况下，要尽可能地提高档案利用收益，就必须确定一个档案信息的核心收集范围，集中人力、财力和物力保证核心档案信息的供应和服务。而这个核心内容必须根据档案利用者的需求动态进行确定，需要有针对性地进行选择和加工，以匹配社会档案利用需求。

首先，要分析把握档案利用需求特点和规律，丰富档案信息的收集内容。档案利用者利用什么样的档案以及如何利用，首先取决于他们对信息的需求。由于人们的职业、文化程度和所从事工作性质等的不同，在获取信息时对档案也有不同的选择和要求。这些不同类型的利用需求一直是档案部门关注和分析的重点，也是档案开发和利用的核心。但是，笔者在此需要强调的是：应该在收集阶段就根据利用需求确定核心信息源的范围，不要只在编研开发阶段才从有限的档案资源中进行挖掘，一定要改变档案收集的传统思路，强化收集与需求匹配的核心档案信息的意识。