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积极推广档案影像管理系统之探析

一、推广档案影像管理系统的必要性

在金融、工商税务、保险等行业，每天会产生大量的业务票据和档案资料，在日常的档案管理工作中，原始的手工档案管理存在一定弊端，如纸质档案经过多次翻阅查询，容易损坏;档案的整理、编纂工作耗时费力造成档案管理人员劳动强度大，档案资料管理困难;查询响应慢，无法实现多人共享，造成查询效率低;无法与业务系统及办公系统配合使用，信息流程断档等。

针对原始的手工档案管理中存在的问题，目前不少机关企业采用了档案影像化管理。即大量采用先进的计算机技术(图像处理、模式识别技术、计算机网络、数据库、多媒体、存储技术等)，实现各类票据、档案存储、管理和查询的电子化，提升票据的保存质量;规范档案管理流程;减少业务资料处理过程的人工干预;确保数据处理过程及处理结果的完整性和可靠性，提高票据和档案材料的检索速度。通过对档案的科学管理及高效利用，从而节省人力、物力和空间，节约成本、提高工作效率提高企业竞争能力和服务水平。而这一切的实现都离不开档案影像系统的使用。银行业的同仁认为影像系统最大的好处就是提高了档案整理效率。税务部门感觉有了档案影像系统，查询、提取纳税户档案又快又准确，让他们从繁重的整理工作中解脱出来，有更多时间和精力投入税源管理中。保险企业的同志曾说，我们人身保险档案的特点是时间长，投保人与日俱增，导致库存压力越来越大。自有了档案影像系统，纸质档案资料在完成扫描后，就被真空包装封存，几乎不再受温湿度、灰尘等环境因素的影响，延长了档案资料的寿命，同时打包封存的资料不用装盒装箱，所占空间不到原来的三分之一，解决了人身保险档案存期长、库存压力大的问题。而政府机关的体验是档案影像系统的运行成功，是机关档案由纸质归档向电子归档的一次跨越，也是档案材料手工整理向电子方向过渡的有益尝试。

二、档案影像管理系统的构建

档案影像化管理的实施离不开系统的构建，一般情况下，档案影像管理系统逻辑架构可以分为三个层次，分别为应用表示层、业务逻辑层和数据存储层。应用表示层为数据采集、数据展现与数据统计，主要完成与用户的信息交互;业务逻辑层为业务逻辑实现部分，完成对采集数据的后台加工、分析、整理;数据存储层实现对处理后数据的存储、管理。

其业务流程包括：

(一)影像采集(扫描子系统)：扫描子系统是整个系统的数据输入前端，它将原始纸质传票转换为电子影像，将影像提交到存储服务器上以便进行后续工作，扫描控制台是整个系统中数据的源头，是档案电子化的第一步。扫描控制台系统支持各类扫描仪进行票据档案的扫描，实现影像采集。针对重扫、补扫等特殊批次进行相应的处理。

(二)影像质检(质检子系统)：质检子系统按照一定策略对扫描后的影像进行抽检，以保证凭证影像的质量，对于质检过程发现的不合格的影像，下发影像差错，要求扫描人员进行补扫或重扫。质检子系统需同时提供影像修正、差错处理的功能。

(三)OCK识别服务：采用后台服务的方式，对经扫描和质检的票据影像，调用OCR识别接口，实现票据分类，采集票面要素，形成影像精确索引，为后续业务处理提供数据基础。