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浅谈从风险管理的视角电子文件安全管理问题

如今，风险管理已经是信息安全保障工作的一个主流范式。信息安全防范工作越来越基于风险管理。①把风险管理与电子文件联系起来绝不是理论研究上的攀拉与附会，而是每一个与电子文件打交道的人，特别是文件、档案管理者无法回避的视角和观念。②基于上述两点考虑，笔者认为，从信息安全风险管理的视角来审视电子文件的安全管理问题是十分有意义，通过对风险管理与安全管理关系的认识，我们可以更加深入地了解到当前电子文件安全管理存在的问题，进一步认清电子文件安全管理工作存在的不足之处和改进方向。

一、风险管理与安全管理关系的认识

在分析电子文件安全管理的问题之前，我们应该要加强对风险管理与安全管理关系的认识。而要真正认清两者之间的关系，首先，要对风险与安全有深刻的认识。在新华字典中，对风险的释义是“危险;遭受损失、伤害、不利或毁灭的可能性。”对安全的释义是“不受威胁，没有危险、危害、损失。”从两者的释义中，我们不难看出风险与安全是有密切关系的，都是通过与“危险、危害、损失”的关系来体现的，但这并不是说风险就意味着不安全，这跟人们日常的理解可能有出入，在大多数人看来，风险就是安全的对立面，风险的存在就意味着安全事故的发生，这种理解是不准确的。风险其实主要强调的是“可能性”，而“可能性”就意味着风险的发生可能会引起安全事故，造成危险、危害或损失，也可能不会。另外，还必须认识的是风险包含威胁和机会两层含义，即风险造成的影响包括消极的威胁和积极的机会两面，而不仅指传统意义的威胁。威胁与机会的转换关键是在于平衡安全、成本和效率之间的关系。正如电子文件的网络化利用，可能比传统纸质化利用面临的风险要大得多，但不能因为风险大就不利用电子文件，之所以电子文件网络化利用迅速发展，关键在网络化利用给档案工作带来的机会更大，利用成本更低、利用效率更高。其次，要对风险管理与安全管理有深刻的认识。风险管理是指管理组织对可能遇到的风险进行计划、识别、评估、应对、监控的全过程，是以科学的管理方法实现最大安全保障的实践活动的总称。③风险管理主要通过风险评估来识别风险的大小，通过制定信息安全方针，采取适当的控制目标与控制方式对风险进行控制，使风险被避免、转移或降至一个可被接受的水平。应该说，风险管理本身就是安全管理一部分，而且是核心组成部分，它既是一种安全指导思想，同时也是一种安全实践方式。安全管理只有在风险管理正确、全面地了解和理解安全风险后，才能决定如何处理安全风险，从而在安全的投资、安全措施的选择、安全保障体系的建设等问题中做出合理的决策。基于风险管理的安全管理体系就是将风险管理自始至终贯穿于整个安全管理体系中，这种体系并不能完全消除安全的风险，只是尽量减少风险，将攻击造成损失的降低到最低限度，从而达到安全风险、成本与效率的平衡。

二、从风险管理的视角探讨电子文件安全管理问题

(一)缺乏科学的安全管理理论与方法指导

信息安全风险管理是解决如何确切掌握信息及其依赖信息系统的安全程度、分析安全威胁来自何方、安全风险有多大，加强信息安全保障工作应采取哪些措施，要投入多少人力、财力和物力,确定已采取的信息安全措施是否有效以及提出按照相应信息安全等级进行安全建设和管理的依据等一系列具体问题的重要指导理论和方法。从这个视角来看文档工作我们会发现，一直以来，文件、档案安全管理工作都是沿袭传统档案载体保护工作来开展，以此形成的相关理论也是以传统档案载体研究为基础的，随着电子文件的出现，传统以档案载体保护为核心的档案安全管理理论就很难适用于电子文件的安全管理。虽然档案部门也对电子文件安全管理做过很多理论探讨，提出“前端控制思想”、“全程管理思想”、“文件连续体理论”、“后保管时代”、“文件运动理论模型”等理论来强化电子文件的安全管理，但不可否认的是，这些理论并不是专门的安全管理理论，很难在电子文件安全管理上取得实质性效果，由此指导的电子文件安全管理工作存在种种疑难点，如电子文件安全事故衡量标准是什么?如何选择安全产品?安全控制全面吗?是否冗余?是否达到预期效果?安全等级如何划分?安全代价如何衡量?这些疑难点的出现，归根到底就是因为现阶段的电子文件安全管理工作缺乏科学的安全管理理论与方法指导。

(二)对安全管理的认识存在偏差