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电子政务环境下档案利用服务模式的探析

随着社会信息化的不断深入发展，我国政府部门正加快推进电子政务建设。电子政务依托信息资源优势，可以有效地提高政府部门的工作效率，减少社会的运作成本，这将会给社会的方方面面带来深刻的影响。在这样的一个背景下，档案工作如果能够抓住这一机遇，突破传统的档案利用服务模式，提供高质量的档案信息服务，就可以极大地改变传统档案部门的形象，开拓档案事业新的发展空间。

一、电子政务对档案利用服务产生的影响

“电子政务 ”的概念源于英文“E - Government”简写为 E - Gov , 在国外被普遍理解为“电子政府”，其原意是指利用网络技术来构建一个 “电子虚拟政府 ”, 从而使民众能够随时随地地享受各类政府服务。在我国，普遍的观点认为电子政务就是政府机构应用现代信息和通信技术，将管理和服务通过网络技术进行集成，在互联网上实现政府组织结构和工作流程的优化重组，超越时空及部门之间的分隔限制，向社会提供优质和全方位的、规范而透明的、符合国际水准的管理和服务。因此，电子政务是一种全新的政府管理方式，它的实质是政府机构在其管理和服务职能中运用现代信息技术，实现政府组织结构和工作流程的重组优化，这不仅意味着政府信息的进一步透明和公开，而且意味着政府要通过网络来管理其管辖的公共管理事务。

电子政务环境下的档案利用服务不是传统意义上的档案利用服务，而是一个基于相对开放、互联互通的网络环境下开展的。因此，电子政务的不断推进不仅对政府转变职能、传递政令、沟通上下、信息集散等具有重要意义，而且对档案利用服务理念、内容、方式、手段等均产生重要的影响。

1、促进档案部门树立开放式服务理念

电子政务是一个政府部门使用信息网络技术，向公众、企事业单位以及其他政府机构提供信息和服务的过程，其管理和服务是在一个开放的平台上进行的。电子政务的核心思想之一就是使得政务更加公开化、透明化，政府的职能要从管理型转向服务型。电子政务的开放模式，有助于档案部门树立一种开放的全新的档案利用服务意识，为档案利用服务开拓一个新的发展空间。在电子政务环境下的档案利用服务，就要求档案部门转变观念，改变 “坐堂式”的、“你要我供”的被动提供利用方式，树立开放式主动利用服务理念，更大程度地向社会大众开放档案，变传统的主要服务于行政部门向服务于公众转变。开放式的档案服务理念意识，适应电子政务建设与发展的需要，可以使档案走向社会、走进大众的生活，满足社会各方面对档案利用的需要。这就要求档案部门以开放的理念,谋划利用服务工作,借助计算机网络技术构建档案信息服务利用模式。

2、为档案利用服务提供了良好的法制环境

电子政务建设涉及面极其广泛，其中很重要的一点就是需要法规制度的保障。电子政务的有效运行需要有效地整合信息资源，需要良好的保密安全机制。对此，许多有关电子政务的法规制度将会产生，这些法规制度同时也能很好地规范档案信息利用行为。如《中华人民共和国政府信息公开条例》的颁布与实施，这不仅对政府信息公开作出了规定和要求，也对档案信息利用服务工作提出的规定和要求，从而推进档案利用服务工作向深层次发展。而传统的档案利用服务法规制度是基于档案馆(室)提供利用模式下,与电子政务开放模式对档案信息利用需求不完全相适应,必须对现行的利用工作规章制度进行完善,以满足开放式利用服务的需要。

3、为档案利用服务提供了良好的技术保障条件

电子政务是在网络环境下依托政府网站进行的，它有可靠的网络技术作为保障。比如PKI身份认证技术、网络安全技术等。依赖于这些技术，基于网络的档案利用服务就能顺利进行。这就能克服因保密安全的原因而导致档案利用在网络上的诸多限制，充分发挥出网络的功能，提高档案服务的质量和效率。同时，档案部门作为政府系统的一个重要组成部分，政府在电子政务建设中也加大了对档案部门的投入，不断改进档案技术设备条件，为档案利用服务创造良好的技术保障条件。　　二、现行档案利用服务模式及其局限性

档案利用服务，是档案馆(室)为满足档案利用需求向用户提供档案并为之服务的一项活动。从总体上讲，现行档案利用服务主要有以下几种形式：

1、原件的直接提供利用，即直接将档案原件提供给利用者，包括“阅览室查阅”、“档案外借”和“电话查询”等形式。

2、复制件的提供利用，即将档案复制品提供给利用者。根据利用者的需要，对档案原件部分或者全部内容通过拍照、摄影、复印、刻录光盘等方式制作成档案原件的复制品，再将复制品直接提供给利用者，或者应邀举办档案展览、在公众媒体上播放。

3、编研成果的提供利用，即将经过加工的档案信息提供给利用者。一是档案馆(室)按照一定的主题，将大量的、分散的档案内容进行综合、系统整理后，形成档案编研成果材料，包括文字材料、照片、录音、录像等。编研成果材料虽然在形式上改变了档案原貌，但在内容上完全忠实于档案的原始记载。二是根据利用者的申请，依据档案内容出具的书面证明材料，也就是通常所说的档案证明。

4、网上提供档案目录和档案信息。通过档案网站，将数字化档案目录和部分数字化档案信息提供给利用者查询。这种方式有一定的局限性，当其需要获取凭证和依据时，即要获取实质的档案内容，还需到档案馆(室)查阅。

在上述四种档案利用服务方式中，除了网上利用服务外，基本上还是处于一种被动式封闭的模式上，其档案服务模式见图1所示。

 

 

首先是档案利用者因某些特定的需求,向档案部门提出申请,档案部门对利用者的身份进行审查确定，然后，提供者根据档案利用者的申请内容,审查档案信息资源是否能够被利用者查阅,最后再提供给利用者。