但由于封闭问题比较方便作答，所以调查问卷较多采用封闭问题，再结合少量开放问题。作为用户满意度调查试卷，其需要调查的问题主要是用户在档案信息利用过程中的一些感性问题，因此绝大多数相关问题只需要给出定性的答案即可，这些定性的问题和答案很易于穷举详列，也比较容易控制，因此，对用户满意度的调查问卷中的问题应尽量地多使用封闭式问题，尽量少用开放式问题。对于涉及的开放式问题，则可尽量对之进行分解并简化为多个封闭式问题。

(三)问卷答案设计

1、二项选择法：指提出的问题仅有两种答案可以选择“是”或“否”“有”或“无”等。优点是易于理解和可迅速得到明确的答案，便于统计处理，分析也比较容易，但用户没有进一步阐明细节和理由的机会，难以反映用户意见与程度的差别。适用于询问较为简单的事实性问题。

2、多项选择法：指所提出的问答题事先预备好两个以上的答案，用户可任选其中的一项或几项。与开放式问题相比，多项选择题需要编码而且只能提供有限的信息。这个方法的优点是比二项选择法有所缓和，答案有一定范围，所以较全面的反应用户对服务的要求。所以在设计此类问题时要考虑到全部可能出现的结果，答案很容易出现重复和遗漏。要重视答案的排列顺序，有些用户喜欢选择第一个答案，从而使调查结果出现偏差。答案也不能较多，使被访者产生厌烦。

3、顺位法：也叫排序法，是列出若干项目，由用户按重要性决定先后顺序。例如，根据下面几种档案信息：a馆藏档案及资料b政府公开信息c已公开现行文件……按您经常接触的频繁程度，由高至低排序。 　　4、等级式：等级式是回答的答案成由低到高或由高到低的等级，回答只选其一，这种回答是用于对信息共享空间用户满意度的测量。例如，您对本档案网站的检索系统满意程度如何?a.非常满意b.满意c.一般d.不满意e.非常不满意。

5、填入式：填入式是被调查者将答案直接填入问题空格中的方式。例如，请您如实填写如下情况：您的年龄是?襉?襉;职业是?襉?襉。

6、自由式：此回答是让用户自己酌情填写答案。

(四)问卷基本格式

问卷的基本格式由说明信、问答表、结束语三部分构成。说明信是调查者对用户说明调查的目的与要求的一封简明的信，一般放在问卷开头。其内容可表明维护用户隐私，表明陈述目的和表达谢意。结束语可再次表达感谢，也可以提出本次调查研究中一个重要问题，以了解用户在调查问题上无法回答的想法，于结尾安排了一个开放式问题。例如，“您对本档案馆的服务还有什么建议?”

三、档案利用中用户满意度调查问卷的发收

问卷调查的质量不仅取决于问卷的设计，也取决于问卷从发放到回收的各个环节上的工作。问卷发放前先要确定调查对象，对用户进行抽样，我们常用的有偶遇抽样，指研究者在一定时间、一定环境里所能遇见到或接触到的用户，偶遇抽样的优点是方便省力，当然它也是有局限性的。进行问卷调查以测量实际用户的满意度，在选择调查对象时应广泛地涵盖各种属性的用户。

填写完毕后就要回收，问卷回收时要抓好两个环节，其一，问卷填写情况的当场检查，这样可以提高问卷的有效率;其二，督促用户填写并按时交纳问卷，这样可以提高问卷回收率。

四、档案利用中用户满意度调查问卷的整理分析

通过调查阶段收集到的原始资料通常是粗糙、杂乱、分散的，它们不能自动地揭示档案利用状况的本质，也不能反映其总体特征。要把握现象或事物的内在规律性，了解它们的本质特征，就必须对其进行去伪存真、由此及彼、由表及里的制作。对资料的加工制作包括两个部分：

(一)资料的整理，即对收集到的资料进行完整性检查、及时性检查和准确性检查并进行科学的分类汇总，使其系统化、条理化，它是加工处理资料的第一项工作。整理时要遵守准确性，完整性，真实性、简明性和统一性原则。

(二)资料的分析，它是资料处理的核心部分，是在整理资料的基础上，根据有关科学原理，对调查资料进行统计分析和理论分析，做出正确的解释和结论，从而把握影响用户满意度的本质因素。

资料的分析包括描述性统计分析和推断性统计分析两个部分。所谓描述性统计分析，是指用统计图表或统计指标的形式反映用户满意度的一种统计分析方法。所谓推断行统计分析，就是根据局部资料对总体的特征进行估计和检验的统计分析方法。这两种分析方法往往是相辅相成的。理论分析所使用的方法既包括抽象思维的一般方法，也包括各门学科具体的分析方法，主要有因果分析法、比较法、结构功能法等。

五、档案利用中用户满意度调查结果对改善档案部门服务的作用

调查用户满意度可以保障档案信息资源更好的被人们所利用。正确了解、分析和评价用户对档案部门服务质量的感受和要求，可以发现服务中存在的不足, 不断改善服务设施, 改进工作方法, 提高服务质量, 从而更好地满足用户的需求。在档案信息利用工作的改革过程中，应坚持积极改革，使改革建立在科学调查结果的基础上，防止主观性随意性。调查结果是改善档案利用的重要依据, 要改进档案部门的服务质量就要充分考虑用户观点及建议，调查结果可帮助档案部门确定用户需求及服务要素，使其了解自身管理及服务工作发展进程的总体水平，建立或修订各种相关的服务规则，调整改进未来工作发展计划。

我们可以统计出各种不同类型用户的不同利用需求，统计出各种类型的比例，以求以后有针对性的为其服务。再根据比例算出各自的比重，以掌握平均的满意度。另外，用户满意度的测量，不单是了解用户对组织的服务是否满意，同时，以此分析与满意度关系密切的用户接触点，也是非常重要的，测定满意度时应从所获得的资料中，探索用户满意度与用户接触点之间的关系。根据调查问卷的资料，可以为所有具体接触点定位，同时也可以明了各个接触点在提高用户满意度上的重要程度。这样才能找到今后必须进行重点改善的项目，即今后工作的重点。因此，将评估结果反馈给档案部门，在调查结果得到广泛传播的情况下，就有了更好的机会来推动档案部门采取行动按用户的要求实时改进。如果测量不以用户满意项目为核心，不以改进为关注焦点，那么这种测量只能是浪费精力和资源。

由于调查结果也会有误差，所谓满意度的测量，就是调查人们心中经过判断后的结果，每一个人的期待不同，有的人容易满足，有的人不容易满足，所以它并不是万能的方法，还需结合其他方法。

参考文献：

1、颜海：《档案信息资源开发利用》，武汉大学出版社2004年3月第1版。

2、周晓英：《档案信息论》，中国人民大学出版社2000年4月第1版。

3、 张彦、吴淑凤：《社会调查研究方法》，上海财经大学出版社2006年10月第1版。

4.(美)特利·瓦伏拉：《简化的顾客满意测量》，机械工业出版社2003年9月第1版。

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