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有关构建档案专业社会化服务体系的思考
摘要:档案作为社会整体记忆的一部分,承担着艰巨的社会责任。在现实中,存在着对档案专业社会化服务内容的认识误区。对于建设高质优效的公众服务体系等深层次问题,更缺乏深入的思考,建立一个总体明确、分步实施的战略规划迫在眉睫。本文对档案馆、档案中介机构、档案行政管理部门各自在服务领域应该发挥的职能进行了综合分析,并分别从公益性、商业性、协调发展三方面制定了对应的具体实施途径,以求打破档案部门内在的惰性,凝聚社会力量,建立档案社会化服务的完整体系,做到纵横结合,实现优势互补,共同实现档案专业社会化服务,以进一步扩大档案的社会影响力,最终提高档案的社会化程度。
关键词:档案社会化服务体系战略思考
档案是一种特殊的社会资源,来源于社会实践,最终又服务于社会实践。狭义地看,档案专业社会化服务似乎仅是档案界的“内部事务”。而在另一些人的意识中,档案专业社会化服务的内容又是局限于由类似档案服务中心这样的机构提供的商业性服务。这两种认识其实都存在误区。档案专业社会化服务不是档案馆功能的简单扩展,也并不仅等同于市场化服务。事实上,“档案专业社会化服务是档案事业的发展与社会对档案、档案工作需要的有机结合,是档案、档案工作融入社会、服务社会的动态过程”。①
目前,很多档案部门在创新服务方式方面做出了有益的尝试。但这些在总体上不能掩盖档案社会服务水平仍然较低的现实。对于建设高效优质的公众服务体系和社会发展机制等深层次问题,还缺乏深入的思考。大多数论述档案社会化服务的文章,看上去更像是档案馆服务创新的经验总结。由于缺乏系统的理论指导,档案社会化服务显现出的基本是一幅各自为阵、无序经营的局面。当务之急,则是需要我们真正认清档案社会化服务的内涵,确立清晰的指导思想,建立一个总体明确、分步实施、积极稳妥、循序渐进、持续发展的档案专业社会化服务战略规划,进而在战术框架下有组织、有领导、有计划、有步骤地做好各项具体工作,最终促成服务社会目标的实现。
一、提高档案馆社会公益性服务能力,拓展社会服务空间
档案馆是档案工作的主体,既具有收集、保管、利用档案资料的基本功能,还具备完善政治、发展经济、繁荣科研、宣传教育等社会功能。前苏联把档案馆的职能划分为“业务职能”和“社会职能”,②其中“社会职能”主要是组织利用档案为社会各项事业和公民个人服务。欧美等西方国家的档案馆在服务社会方面更是先行一步,档案馆面向社会各个方面全方位开放,且大部分服务内容都属于免费,档案意识已经深深渗入到社会公众脑海之中。反观我国的档案馆,在过去很长一段时间内,服务理念封闭,服务对象单一,服务手段落后,社会化程度较低,与实现档案馆社会属性的要求不相符合。而无论是从公共行政的发展趋势,还是从档案专业的角度来审视档案事业的未来发展,档案馆工作最终是面向社会大众。在此背景下,档案界对社会化服务从理论和实践上作出了及时的调整和回应。要真正提高档案馆为社会提供公益性服务的能力,努力拓展社会服务空间,应致力于积极做好以下工作:
1.拓宽收集渠道:“无米之炊,巧妇难为”,丰富的馆藏是服务社会的前提。尽管近些年档案馆在此方面取得一些进步,但总体上离社会的需求还有很大距离。只有从不同层面反映历史全貌的馆藏,才能满足社会的不同需求。接收和征集的重点应是与各地发展联系紧密的,与公众要求密切相连的档案。尤其是历史照片、名人档案、地方特色档案、家谱档案等,要充分发动社会公众参与到档案资源建设中来。
2.发挥基地作用:在重要节、假日或者纪念日举办档案展览的做法很好,值得肯定,但仅这样还不够。除了展览的内容应该更加宽泛,还应该配以与展览内容相关的讲座、学术研讨会、报告会,甚至可佐以播放电影、电视等方式,将档案信息、国家历史、典型人物等内容向社会广泛宣传,吸引更多的人到档案馆来。同时在保证社会效益的前提下,档案馆应该大胆吸纳社会力量和民间资本进行合理开发,创新陈列方式、创新展示手段、丰富展出内容,拓展自身建设和发展的空间。
3.加强信息开发利用:广泛开展纵横向的联合,动员运用社会力量共同开发馆藏信息资源,为社会提供专业性、知识性、个性化的档案信息,尤其是要注重网络信息资源的采集、开发、共享,使信息服务覆盖政府部门、专家学者、学生、专业技术人员、普通群众等所有利用者,并形成一种相对稳定的信息提供和利用的渠道。各档案馆应注意针对不同社会群体的档案信息需求,突出服务目标和运行状况的个性和特色。
4.加快信息化建设:档案信息化建设包括了信息网络建设、信息技术应用、信息产品与服务、信息化人力资源、相关政策标准制定等内容。从目前我国情况来看,大多数档案馆是以基础设施建设和档案原文数字化为主,离实际利用者的需求还有不小的差距。通过加快信息化建设,建立各种专题数据库(尤其是融入编写者创作智慧和思维活动的独创性数据库,如图片资料库、科研成果库、大事记数据库、专家学者库等),对已完成数字化的信息进行拆分、整理、合并,进行专题开发,强化与用户的互动与交流。
5.做好政府信息公开查阅:档案馆作为依法指定的政府信息公开查阅场所之一,应抓住全社会普遍关注的时机,认真做好信息的收集、管理、利用工作,向公众提供集中、规范、权威、系统的政务信息,切实保障公众的知情权、参与权、监督权。要总结已开展的现行文件阅览服务工作的经验和问题,完善政府信息公开查阅工作。整合馆藏档案和已公开政府信息两种资源,编制专题文件汇编或专题摘编等,为公众提供有效服务。
6.组织各种社会活动:档案馆应根据活动对象和特点,组织多种形式的社会活动,发动公众更多地参与到档案馆策划的文化和休闲活动中。例如举办“档案馆日”活动,吸引公众走进档案馆,扩大档案馆的影响力;例如在长假期间向公众开放,树立档案馆为民服务的新形象;例如将“家庭档案”作为“一种贴近民众的先进文化”服务于社区和家庭等等,使档案观念深入人心。
二、推进档案中介机构商业性服务进程,培育社会服务市场
目前,我国的档案中介机构从运营模式上看,大致可以分为两种:
一是行政扶持的模式,由档案部门设立,面向社会提供服务,也可称为“体制内中介机构”。这种模式的机构并不存在独立性,不是独自承担市场风险和资金运转,因此严格地说,并不能算是真正的社会服务中介机构,只能说是档案部门对社会服务的一种新形式。