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浅议征集档案的整理工作

摘要:随着征集档案向深度和广度的发展,数量增加,给常规档案的整理模式带来的挑战越来越明显,征集档案迫切需要更加科学的整理方法。本文根据征集档案的特点,提出对征集档案进行不同于常规档案的分类、立卷、排列、编号、编目、装盒等一系列的整理工作方式。

关键词:征集档案 整理

自档案工作“两个体系”建设提出之后,为弥补馆藏不足的缺憾,各级档案馆以多种公文形式向社会广泛征集档案的活动越来越多。随着征集档案数量增加,迫切需要更加科学的整理理念和方法作指导。

一、征集档案的特点

征集档案是指档案部门在本馆(室)收藏范围内,根据馆藏、展览或研究等方面的需要,向海内外有计划、有目的地将零散保存在社会上过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的,经过有关专家鉴定,对国家和社会有保存价值的历史记录收集回单位的档案及有关文献。

它具有所属全宗多,时间跨度不一,内容广泛、质地多样等特点。征集档案不同于常规进馆档案,所属全宗不定,进馆的时间不定,随时发现,随时征集;而且征集来的档案不仅内容丰富,质地也五花八门。如烟台市档案馆拓宽档案征集渠道,电器也进了档案馆;广东省档案馆征集“知识青年上山下乡”档案资料启事中,将当年知青劳动及生活中的书信、证件、有特殊价值的割胶刀、扁担、挎包、水壶等实物均列入征集范围。

二、探索征集档案整理工作的必要性

档案整理,有广义和狭义之分。广义的档案整理包括对档案的鉴定、考证、编目出版。狭义的“档案整理,就是按照一定的原则和方法, 对零乱和需要进一步条理化的档案进行分类、 组合 、 排列、 编目,使档案系统化的工作。”① 通过整理,使零散的档案从无序到有序,为档案的保管、检索与利用提供秩序基础和线索。征集档案的整理,是指将处于零散状态的征集档案系统化、条理化、秩序化,使它们之间建立起固定顺序,包括确立和区分全宗、分类、排列、编号、编目、装盒等一系列的过程。

(一)常规整理工作的制约。征集档案的特点决定了整理不能生搬硬套常规的档案整理方式进行,否则,就会碰到全宗、分类、组卷等诸多问题无法解决。

(二)档案资源共享的要求。有研究者指出,“档案分类实践水平无法随时代前进而得到发展, 随档案工作变化而得到提高”②,使档案资源开发利用出现窘况。档案整理的自发性和随意性已经影响档案资源的跨地区共享,因此,征集档案的规范整理工作就显得十分必要。

(三)档案事业发展的需要。档案的征集是档案馆(室)发展的物质基础,随着征集档案数量的与日俱增,迫切需要探索更加科学的整理模式。

三、征集档案整理工作

以科学的理论为指导,根据档案工作的实践经验和征集档案的特点,树立简化整理,深化检索的工作理念,才能将处于“孤独”状态的档案资料找到合适的归属,并方便保管利用。

(一)科学分类

首先是确立全宗。全宗是档案馆(室)的第一层分类和管理单位。由于征集档案零散,很难确定它们的所属全宗。有的即便可以判定,但其所属的全宗早已不复存在;或极个别的能在本馆馆藏内找到相应的全宗,但补、插卷因分类、编号、目录编制等问题变得非常费时费力,且没有必要。所以整理征集档案时,利用档案汇集方法,把它们作为一个全宗进行整理,设其为“征集档案全宗”,只给一个全宗号。

其次是建立分类体系。档案的分类有实体分类、信息分类、概念分类。为了简化问题,本文特就征集档案的实体分类进行探讨。根据本人多年的工作实践,以质地、性质、功用相结合的形式,对征集档案进行分类,比较方便保管和利用。

1.关于一级类目的划分与标识。一级类目是一个全宗下征集档案实体分类的最高层位。其类目和标识如下: 1.文件类;2.书报刊类;3.手稿类; 4.族谱类;5.宣传品类;6.图纸类;7.货币类;8.证章类;9.音像类;10.艺术品类;11.旗帜类……

2.二级类目的设置与标识。二级类目是对上级类目的细分。结合征集档案记述和反映的内容性质,进行设置。如1.文件类:1.1公文(通知、请示、报告、计划、总结、决议、奏折……);1.2合同、契约;1.3宣言、文告;1.4电报……

2.书报刊类:2.1书籍;2.2报纸;2.3刊物

3.手稿类:3.1文稿;3.2书信;3.3笔记(日记、随笔、杂记、会议记录、帐簿……)

4.族谱类:按笔画或姓氏设置

5.宣传品类:5.1通告、公告、告示、启示;5.2海报、宣传画;5.3传单;5.4标语……

6.图纸类:6.1手绘图;6.2印制图……

7.货币类:7.1金属币、样品币;7.2纸币、票样;7.3纪念币; 7.4布币;7.5有价证券;7.6票据(粮票、邮票、布票……)

8.证章类:8.1证件;8.2,证书;8.3聘书;8.4奖状;8.5印章;8.6勋章;8.7奖章;8.8徽章;8.9奖牌(奖杯);8.10袖领章(袖章、领章、肩章);8.11证据(证明信)……

9.音像类:9.1照片(玻璃照片、彩色、黑白);9.2底片;9.3录音带;9.4录像带;9.5唱片;9.6电影胶片;9.7幻灯片

10.艺术品类:10.1书法;10.2绘画(国画、水粉画、油画、漫画、年画……);10.3木刻画;10.4拓片;10.5剪纸;10.6工艺品……