1.按照《中华人民共和国档案法》规定的、应当向各区县档案馆移交的各区县属单位档案室,必须及时、准确、全面地向各区县档案馆报送室藏全部永久和定期档案资料目录数据。

2.各区县属单位档案室负责其所属单位有关档案资料目录数据的收集,汇总后报送各区县档案馆,最后由各区县档案馆统一汇总后上报北京市档案资料目录中心。

3.各区县属单位每三年向各区县档案馆报送一次本单位编制的全部室藏档案目录。

(五)北京市专门档案馆档案资料目录数据的采集

1.专门档案馆负责本馆馆藏全部永久和定期档案全宗级、案卷级、文件级及各种重要资料目录的采集汇总工作,并向北京市档案资料目录中心报送本馆档案资料目录数据。

2.专门档案馆负责收集本地方有意义的与本馆专业对口的同类内容档案资料目录,并将数据汇总后上报北京市档案资料目录中心。如北京市城建档案馆,在北京市内收集具有地方意义的城市规划、城市建设工程、城市建设管理及城市建设设计、施工、科研技术等方面的档案资料目录,并将采集数据汇总后上报市档案资料目录中心。

3.专门档案馆每三年向北京市档案资料目录中心报送档案资料目录数据。

(六)中央及各省市相关机构保存的与北京历史发展状况相关的档案资料目录数据的采集

1.北京市档案资料目录中心应与中央及各省市相关单位相互协商,加强联系与合作,签订合作协议,加强彼此间目录信息交流,“联合规划、共享资源、统一规范”,通过联合行动发挥整体优势,实现区域间文献信息互补与共享。特别是中央直属在京单位,与北京历史发展面貌密切相关,必须切实做好这些单位档案资料目录数据的采集。

2.采取多种合作方式,本着互利互惠的原则,通过链接、建立跨库检索的虚拟信息仓库等途径,有选择地将中央及各省市相关机构中与北京历史发展状况相关的档案资料目录收集到目录中心。

3.对采集来的档案资料目录数据进行集中统一管理,提高北京市档案资料目录中心的覆盖范围,实现文献信息资源利用的一体化。

(七)国外各相关机构及社会各界人士保存的与北京历史发展状况相关的档案资料目录数据的采集

对于国外各相关机构及社会各界人士保存的与北京历史发展状况相关的档案资料目录数据,在先期的采集工作上,北京市档案资料目录中心必须主动出击,通过网络、国际友人、国外留学生、民间团体等多种途径,全面搜索散存于国外和社会之中有价值的北京档案资料,积极主动地与国外各相关机构和社会各界人士联系、协商,采取购买、交换、共享等多种合作方式,有效采集相关档案资料目录数据。后期,当北京市档案资料目录中心发展到一定规模,影响力和利用率越来越高时,国外各相关机构和社会各界人士就会纷踊而至,变被动为主动,积极与北京市档案资料目录中心联系,提供有价值的信息,丰富档案资料目录数据库。

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