(三)完善工作机制。为档案馆对重大活动、重要会议的拍摄归档工作在制度上予以保障,如在举行上述活动前,可通知档案局安排专人参加重大活动或会议进行拍照,照片经整理后由档案馆归档保存。
(四)加强照片拍摄者档案知识培训。一方面提高其档案意识,督促做到拍摄完成后将照片与元数据及时向中心档案室移交;另一方面使之能够对照片档案按规范进行整理,强化著录编目等工作环节,使照片档案能够行之有效地为各项工作服务。
(五)各单位,特别是照片档案的主要形成单位,应及时定期向档案馆移交照片档案,使档案馆切实履行好集中统一保管照片档案的职责,从而避免各职能部门在举办展览、出版画册、开展宣传活动时,到处征集照片。
(六)档案馆主动开展多方面、多渠道的征集工作,一方面通过继续发放征集启事,扩大档案馆影响,使普通百姓认识到除博物馆外,档案馆也是历史资料的集中保管单位,且具有自身优势;另一方面要加大人、财、物力的投入,有针对性地加强散存于社会上的照片档案的收集(需各级政府给予资金上的支持),使档案馆能够定期或不定期在全国范围,甚至走出国门开展档案征集工作。
(七)加大宣传力度,提高全社会档案意识。一是随着目前社会个人收藏、鉴赏等方面兴趣的逐渐浓厚,档案馆应有意识地加强对社会公众“隐性化”档案意识的引导,可借鉴上海市档案馆举办的“人生记忆”活动,各档案馆普遍开展的家庭档案管理等;二是有关部门在部署重大活动、重点工作的同时,应对照片档案的收集、归档、移交提出明确的要求,从而增强各部门工作人员乃至社会公众的档案意识,促进全社会整体档案意识的提高。
(八)加强各部门间的沟通与协调。一是加强档案馆之间的馆际交流与合作,实现档案馆之间的资源共享;二是各单位发挥自身优势,实现信息资源共享,为档案馆有效开展档案收集打开方便之门。