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浅谈民生档案信息资源共享管理机制的构建

在新世纪,档案信息共享已成为高层次的信息资源模式。档案信息在更大范围的应用和共享是档案工作的最终目的,也是档案工作进一步发展的内在要求。通过数字化转换和加工来挖掘档案信息,通过网络向社会公布,实现共享,已成为未来档案事业发展的必然趋势。

一、民生档案信息资源共享提出的背景

(一)社会信息化的深入和社会公众信息知情权的日益觉醒。首先,信息化的核心在于共享信息资源。档案承载着人类活动的大量信息,记载和延续人类文化,在社会信息化和实现信息资源社会共享的历史进程中,具有特殊价值和不可替代的作用;其次,我国政府信息公开已迈入有法可依的阶段。作为政府公众服务机构之一的档案馆,应满足利用者需求,维护社会公众信息知情权,实现档案信息资源共享。

(二)区域一体化对民生档案管理提出挑战。随着我国经济的迅速发展,区域一体化逐渐成为发展趋势。其中以经济较为发达的珠江三角洲地区、长江三角洲地区等区域比较典型。以下以广东珠江三角洲地区(简称珠三角地区)为例进行分析。

国务院于2008年底批准了《珠江三角洲地区改革发展规划纲要(2008-2020年)》,对广州、深圳、珠海、佛山、江门、东莞、中山、惠州和肇庆9市为主体的珠三角地区发展给予了新的战略定位。根据规划,珠三角地区以城乡规划、产业布局、基础设施建设、公共服务等一体化为总体目标,共同建立区域生活圈,在教育、医疗、社会保障、文化等方面开展合作。目前,珠三角的“城市边界”日渐消融,广州佛山、深圳东莞的经济圈层间的融合明显,出现了同城化趋势。由此,珠三角地区一体化进程加速推进,原有的档案的管理将面临挑战。

1、共享意识有待提高。随着经济发展和进一步融合,人员流动和交往更加频繁,生活和工作的联系更加紧密,本地居住和异地上学上班等现象更加普遍,区域一体化的特征和发展将越来越明显。当前,珠三角各城市间档案管理仍处于条块分割、各自为政的局面,阻碍着档案信息的共享。利用者利用档案信息一如既往到异地获取资料,获取档案信息的成本并未降低,享受不到一体化给生活和工作带来的种种便利。如交通出行存在违章或事故,则从信息查询到交纳相关费用及理赔等,需要不断异地往返奔波;老百姓关注的失业保险等社保档案,如不能在区域范围或更大的范围内异地缴纳和使用,就会出现难以接转和续交的困难,等等。

2、共享规划有待制订。民生档案包含户籍档案、房地产权档案、社保档案、婚姻档案、教育档案、劳动就业档案、交通出行等方方面面的内容。制定民生档案共建共享规划,可以提高民生档案的有效性和利用效率,档案专业服务的优势将得到充分发挥。目前,珠三角正在编制基础设施、产业布局、城乡规划、环境保护、公共服务五个一体化发展规划。档案部门应积极应对,争取尽快把档案信息的共建共享纳入发展规划。

3、共享标准有待建立。由于不同地区经济发展不平衡,相应的硬件与软件设施存在较大的差异。同时,由于档案工作标准化程度不高,档案整理、保管、检索利用及相关管理系统等缺乏统一标准。此外,各地区行政的相对独立,政府机构实施垂直管理,注重纵向的领导指导关系,许多单位的档案只能向上级主管部门档案机构移交,造成了横向的馆(室)与馆(室)之间信息的相对封闭,导致档案保管存在的分散,不利于民生档案的共享使用。

二、民生档案信息资源共享的积极影响