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浅谈人事档案知情权存在的种种弊端及其改进方法

长期以来,人事档案因其固有的管理体制和严格的保密制度,被蒙上一层神秘的面纱。当事人无权查阅本人档案,无法了解档案记载的内容①。这在一定程度上限制了公民的知情权。随着人们档案意识、法治意识的不断增强,个人档案不齐全不真实引发官司的事件屡屡出现②。这就向人们提出了个人档案知情权的问题,笔者认为,个人档案的当事人对其档案的部分材料应有一定知情权。

一、人事档案本人没有知情权所带来的种种弊端

个人档案是人一生工作、学习经历的记载,关系到个人的切身利益和前途命运,对今后的工作、生活至关重要。本人的个人档案属于哪级人事部门管理,现保存在什么地方,内容是否齐全完整真实,保管状况如何;应该归档的遗漏了,档案转递中丢失了,应由哪个部门负责,如何解决,本人应该知情。从近年来档案馆查阅档案情况统计分析显示,查阅上山下乡、招工手续、核实工龄、年龄方面内容的就占提供利用总数的30%左右,有的是本人档案中缺少原始招工录用表,有的是上山下乡连续计算工龄材料未归档,有的是调动工作档案转递中丢失,不知下落。由于目前面临大批工人退休、企业改制工人买断工龄等情况,缺少原始资料对本人的工龄、年龄等无法认定,直接影响到劳动人事部门办理有关手续。有些在档案馆查出了招工存根,问题得以解决,有些属于“文革”期间参加工作的,由于种种原因,在档案部门也难以查到,无法出示证明,给当事人造成精神上的伤害和经济上的损失。

近年来因人事档案引起的纠纷、争议甚至诉讼,在各媒体频频曝光。《东方新报》2003年7月17日报道了青年作家汤国基因名誉侵权状告母校益阳城市学院(原益阳师专)一案,2003年5月7日《文汇报》对上海理工大学2001届毕业生陈某状告某公司无中生有,在其人事档案中塞黑材料,用法律捍卫自身合法权益一案进行了报道③。为什么会出现上述现象呢?究其原因是当事人对自己的人事档案无知情权所致。

二、人事档案为什么应有知情权

首先,从”档随人走,人档不离”可以看出,人事档案的主要所有者是档案所有人。

其次,人事档案的高度保密性反而降低了其真实性和可靠性。保密和安全的需要、防止人为地篡改人事档案、避免产生纠纷和矛盾等,是造成人事档案未能对本人开放的原因。事实上,人事档案的高度保密性反而降低了其真实性和可靠性。因为组织人事部门对信息的“垄断”,使组织对个人的评价、鉴定的主观随意性增强;因为缺乏认同,而使“组织意见流于形式;因为得不到监督,而使有关人事档案的纠纷、争议甚至诉讼屡见不鲜。因此,增强人事档案的相对透明度成为现实的必然选择。透明度越大,公民个人的权益无端受到侵害的可能性也就越小。在公共事务管理日益民主和开放的今天,实现人事档案的公开化、“阳光化”管理,既是公民自我了解和社会认知的需要,也是保障公民知情权的要求,同时还是维护公平公正社会准则的保证。此外,实现人事档案向本人的有条件开放和透明化操作,更能彰显人事档案存在的意义④。

第三,个人档案的内容决定了本人应有知情权。个人档案的内容一般包括:履历材料;自传材料;鉴定、考核、考察材料;学历和评聘专业技术职务材料;政治历史情况审查材料;入党、入团及民主党派材料;奖励材料;处分材料;录用、任免、聘用、转业、工资、保险、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表会登记表等材料。以上这些材料,有的是出自本人之手填写、撰写的,有的是公开公布的,有的是组织提供的,即使是犯错误、受处分的结论,甚至刑事处罚判决等,组织或有关部门也是需要与本人谈话、对本人宣布并要本人签字的。凡涉及立案调查过程中形成的文字材料,属于刑侦、起诉、审理、判决的保存在司法部门,受党纪政纪处分的属纪检监察部门,因此,个人档案中不存在对本人保密的问题⑤。 　　第四,个人拥有人事档案的知情权,有利于确保人事档案的真实完整和科学管理。本人拥有了个人档案的知情权,就能及时发现个人档案中出现的问题并根据具体情况随时提供依据性材料,提请有关部门采取相应措施加以解决,如发现哪些材料未及时归档,就要及时跟踪查询,了解原因,督促有关人员按照规定交予人事管理部门归档,特别在工作调动档案转递、下岗后人事档案托管时,当事人对本人档案内容、件数等要知情,交接时要严格手续,以便明确责任,哪个环节上出了问题,便于查询并追究当事人的责任,以免互相推诿扯皮,同时对人事档案管理部门起到了监督作用,督促人事档案管理人员增强责任心,严格按照人事档案管理规定管好人事档案⑥。

三、改进人事档案知情权的建议

1.借鉴国外人事档案知情权管理方法。美国公民非常重视个人隐私权,这一思想也贯彻在人事档案管理工作中。人事档案内容部分地向个人开放,但不向公众提供利用。以密歇根大学为例,每个雇员都可以上网查阅自己的某些人事档案,如工作履历、提薪情况等。在美国的某些州,让未经人事档案主体授权的人查看人事档案是违法的,对执法部门也不例外。如果联邦调查局或当地警察想要查看某人的档案,他们必须向法庭提出申请,得到搜查证后才可查阅⑦。

2.根据我国实际使公民对个人档案享有一定的知情权。我国可根据我国现实情况公开人事档案的履历、考核结果、职称、学历、党龄、奖励、提薪及提拔任免情况等,这样有利于个人在填写各种表格时查阅个人资料,防止错填及漏填等情况的发生。在工作调动档案转递、下岗后人事档案托管时,当事人对本人档案内容、件数等应有知情权。

3.当事人对自己人事档案被利用的情况应有知情权。一般说,对人事档案的利用是有严格规定的,当事人有权了解查阅其人事档案的外单位名称、利用者姓名、利用目的、查阅内容、利用时间、查阅结果、利用者评价等情况⑧。

注释: