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浅议国家重点档案抢救修复过程中的风险防范研究
国家重点档案是指由各级国家档案馆保存,在中国各个历史时期形成的,在政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等方面具有重要的研究和利用价值,国家需要永久保存的珍贵档案。不同档案馆保存的国家重点档案由于多方面原因或多或少地出现了一些问题,如破损、脆化等,因此,各地档案馆在不同程度上开始实施国家重点档案的抢救工作。
一、国家重点档案抢救修复过程中风险的特征
国家重点档案抢救修复过程中存在风险,规避风险,最大程度降低风险是抢救工作进行中需要考虑的问题,认识各种风险的特征是防范风险的前提。
1、客观性。档案抢救修复过程中的风险主要体现在档案抢救修复步骤中,每一个抢救修复步骤都有一定的风险。例如托裱过程中可能会使字迹洇化、扩散,影响档案的阅读和利用,这无疑是对档案的二次破坏,这种风险是客观存在的。
2、随机性、偶然性。国家重点档案抢救修复过程是一个不可逆的过程,在此过程中,每一步骤都存在一定的风险,而这些风险无规律可查,发生的概率也不确定。所以说,国家重点档案抢救修复过程中的风险具有随机性和偶然性。
3、可认识性、可规避性。国家重点档案抢救修复过程中风险具有客观不确定性,但是有些风险却是可以通过一定的措施和手段加以认识并化解的,只要掌握了风险产生的原因、背景和后果,把握风险的本质和规律,制定相应的防范措施,有些风险就可以认识进而可以避免。
二、国家重点档案抢救修复中的风险分析
1、国家重点档案抢救与修复中存在的风险
一般来说,风险分析包括风险识别和风险评估,通过分析,笔者总结出在国家重点档案抢救修复过程中存在着诸多风险,具体情况见表1。
2、风险综合评估
本文利用风险等级的计算公式:风险值R=(F,L,A)进行风险的评估。其中R表示风险值,F表示风险出现的可能性等级,L表示风险产生的影响等级,A表示档案的重要程度。F根据出现的可能性大小分成1—5级,L根据风险发生后影响程度也分为1—5级,A根据档案重要等级可以分为1—3级。国家重点档案抢救与修复过程中的风险等级详见表1。
对于国家珍贵档案,虽然都属于需要重点保护的对象,但是有时因时间、资金的限制,抢救修复过程中也需按其重要程度分门别类,对于特别重要的档案应先进行抢救修复。因此可以对风险进行等级分类,即:一级、二级、三级风险。例如可将F,L中只要有一项达到5的风险列为一级风险,进行重点防范。F,L中只要有一项达到3或以上的风险可列为二级风险,这些风险可能会在抢救修复过程中出现二次破坏。F,L两项均为2或以下的是三级风险,即采用一定手段或方法将国家重点档案修复好以后可能留下隐患的这类风险。我们可以根据表1中F,L值对风险进行分门别类的重点防范。
三、国家重点档案抢救修复中的风险防范
风险防范是指在风险识别和风险衡量的基础上,针对档案抢救修复过程中存在的风险因素,积极采取各种预防措施,以消除风险因素或降低风险因素的危险性,从而尽量减少风险事故的发生,是风险处理的最佳策略。
(一)管理层面的防范
管理层面的防范一般是通过管理调控,将风险规避于无形。
1、建立健全相关的制度、标准。制度、标准的缺乏,或者规定陈旧、不合理,以及得不到贯彻执行严重阻碍了国家重点档案抢救修复工作。建立健全相关的制度、标准,可以组织机构内各项工作的有效开展,消除各种风险的不确定性。
2、组建合适的抢救和修复风险管理的团队。组建适当的抢救和修复过程中风险管理的团队,主要负责风险的评估、预防、应对工作,这样可以支持整个过程的推进,保证国家珍贵档案抢救修复工作的顺利实施。
3、获得最高管理者对风险预防工作的支持。最高管理者的支持是整个风险预防及风险管理过程不可缺少的重要因素之一,在最高管理者的支持下,资金,技术、设备等问题也能迎刃而解。
4、提高管理者与工作人员的风险意识。在档案保护中,真正可怕的不是档案风险,而是对风险的漠视、无知、甚至是刻意隐瞒。这些错误意识是档案保护过程中风险最好的通行证,也是风险应对所遭遇到的最强的无形障碍,所以要唤起、强化管理者和工作人员的风险意识。
(二)技术层面的防范
技术层面的防范是从抢救和修复的各步骤来实现的。
1、去污。通过物理方法、机械方法去污时要对工作人员进行培训,在有相当经验后才能从事国家重点档案的抢救修复。修复时要谨慎、细心,确保万无一失。水溶液去污时要时刻掌握好水的温度,并在实施前要先进行纸张字迹检测,检测字迹的水溶性、纸张耐水性等性质。有机溶剂去污时要掌握好“度”,并保证溶剂选择的最优化。氧化去污时要对修复材料进行检查,然后选用合适的氧化剂,在实施前要进行试验,试验证明没有副作用才可以进行。并且做到修复过程中能水不油,能低浓度不高浓度,能低温不高温,能用软氧化剂不用强氧化剂。
2、去酸。目前国内外常用的是液相去酸法,即通过碱性溶液中和档案载体中的酸,达到减少其酸度的作用。同样,在去酸之前应进行预试验,检验字迹材料的扩散和溶解情况,以便确定适宜的操作方案。如果档案文献遗产的纸张破损并不十分严重,可根据具体情况适当选用去酸溶液。而对于纸张破损严重,甚至碎裂、掉渣的国家重点档案,可通过喷雾法将碱性溶液喷洒在档案上,尽量避免溶液浸泡对档案纸张的再次损害。